Gestire una piccola impresa può essere travolgente. Può sembrare di doversi destreggiare tra un milione di attività e svolgere innumerevoli ruoli, cercando di far funzionare tutto senza intoppi. Le inefficienze che si insinuano non sono mai gradite, ma possono sembrare inevitabili.

Non si tratta solo di orari di lavoro più lunghi e di catene di email ancora più lunghe. Secondo l'azienda leader nella ricerca International Data Corporation (IDC), le inefficienze possono costare alle aziende un incredibile 20-30% del loro fatturato ogni anno.¹ Si tratta di un colpo significativo ai vostri profitti, causato da processi lenti, obsoleti o semplicemente non ottimizzati per il successo.

La buona notizia è che individuare e risolvere molte di queste inefficienze è possibile. Ecco tre modi in cui potete identificarle, implementare soluzioni efficienti e, in definitiva, fornire alla vostra azienda metodi di lavoro più efficienti.

Il primo passo per affrontare le inefficienze è riconoscerle. Anche se ogni azienda opera in modo diverso, ci sono alcuni segnali comuni da tenere d'occhio.

Monitorate la soddisfazione dei clienti: solo nel Regno Unito, uno scarso servizio clienti costa alle aziende £ 11,4 miliardi al mese in termini di perdita di produttività.² Esaminate i reclami più comuni per capire quali processi interni non soddisfano le esigenze dei vostri clienti: tempi di consegna lenti, errori negli ordini o mancanza di comunicazione, ad esempio?

State attenti all'aumento dei costi: se i costi aumentano mentre la produzione rimane invariata, potrebbe essere un campanello d'allarme che le inefficienze si sono insinuate nella vostra azienda. Può anche essere dovuto al fatto che molti costi aziendali, dall'energia alle materie prime, dall'imballaggio alle spedizioni, stanno aumentando³, ma in ogni caso è più importante che mai identificare gli sprechi e attuare misure efficaci di controllo dei costi, come modificare la strategia di acquisto e di inventario per allinearsi maggiormente alla domanda.⁴

Prestate attenzione al morale dei dipendenti: prendete sul serio i reclami relativi alle attività ripetitive, alle comunicazioni poco chiare e alla mancanza di formazione. Investire in una cultura positiva sul luogo di lavoro non è solo "qualcosa che è bello avere": quando i lavoratori sono felici sono più produttivi del 13%; quando non sono coinvolti possono ridurre la redditività dell'azienda del 15%.⁵

Investire nell'identificazione e nell'ottimizzazione dei processi aziendali, sia che si tratti di tempo, impegno o denaro, può portare a un ritorno prezioso grazie alla riduzione delle inefficienze.

Investite nelle giuste tecnologie e abbracciate l'automazione: le tecnologie si evolvono rapidamente e restare aggrappati a software o apparecchiature obsoleti può danneggiare la produttività; quasi un terzo dei dipendenti in Europa afferma di non disporre delle tecnologie necessarie per svolgere bene il proprio lavoro.⁶ Può essere facile stringere i denti e persistere quando si è investito molto in un sistema legacy, anche se non soddisfa più le esigenze del mondo in cui si opera. Ma dirottare le spese su nuovi software, apparecchiature o soluzioni basate su cloud può snellire i processi, migliorare la comunicazione e le capacità di analisi dei dati.

Esistono numerose tecnologie e soluzioni di automazione pensate per supportare in modo specifico le piccole imprese. Ad esempio, i tool "senza codice" e software come servizio (SaaS) possono semplificare la transizione dai sistemi legacy per le aziende che non hanno necessariamente molti capitali da investire in anticipo o che magari non dispongono di competenze tecniche interne.⁷

Sfruttate tutto il potere dei dati: le tecnologie più recenti e le automazioni più efficaci si basano sui dati: più ne avete e, soprattutto, meglio li comprendete, più siete in grado di ottenere nuove efficienze. In caso contrario, implementate i tool di analisi dei dati che vi consentono di monitorare le prestazioni, identificare le tendenze e prendere decisioni guidate dai dati per ottimizzare i vostri processi aziendali.

Snellite i flussi di lavoro e supportate i vostri dipendenti: snellire i flussi di lavoro renderà il vostro business più agile e reattivo, quindi esaminate attentamente i vostri flussi di lavoro correnti. Sono presenti passaggi superflui che possono essere eliminati? Le attività possono essere combinate o consolidate? Anche le piccole aziende possono scovare grandi difficoltà nel modo in cui lavorano, quindi identificate l'obiettivo finale, analizzate il processo e continuate a testare e a restringere il campo finché non trovate il punto debole dei vostri flussi di lavoro.⁸

Incoraggiate feedback regolari: create un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel dire cosa pensano riguardo i processi esistenti. Organizzate riunioni e workshop periodici per raccogliere nuove idee di miglioramento.⁹

Abbracciate un mondo in evoluzione: il panorama imprenditoriale è in costante cambiamento; sì, questo crea sfide, ma in queste sfide si nascondono le opportunità di superare i vostri concorrenti. Incoraggiate il vostro team a tenersi aggiornato sulle tendenze del settore e sulle nuove tecnologie^.10

Celebrate i successi: se i vostri dipendenti apportano nuove idee di risparmio basato sull'efficienza, riconoscetele e premiatele. Alle persone piace sapere che stanno facendo la differenza e quando la fanno è più probabile che vogliano continuare a fare la differenza e a trovare nuovi modi per realizzare risparmi di efficienza.¹¹