La gestione della conformità doganale è un aspetto essenziale e inevitabile per il buon esito del processo di spedizione. Se talvolta può sembrare difficile da affrontare, è comunque importante non lasciarsi confondere e concentrarsi sugli obiettivi e le ambizioni della propria azienda.

Questo perché, se è vero che inizialmente le regolamentazioni commerciali internazionali possono apparire complesse, con pochi semplici passaggi si possono acquisire le conoscenze necessarie per spedire all’estero senza problemi. Leggete questi tre suggerimenti per sentirvi più sicuri e preparare al meglio la vostra attività.

Per essere tranquilli nell'esportare all'estero, può essere molto utile un po' di pianificazione preliminare. Un buon punto di partenza è ricordarsi che non occorre sapere tutto. Per arrivare lontano bastano poche conoscenze.

Pensate a ciò che vi serve realmente sapere. Potrebbe significare chiarire quali documenti sono necessari - e come compilarli correttamente – o quali requisiti specifici sono richiesti per i vostri prodotti nel Paese o nei Paesi in cui volete esportarli.

Le diverse autorità doganali, ad esempio, potrebbero trattarli in maniera differente. Anche i requisiti di etichettatura, gli oneri doganali e le tasse applicabili, gli standard di prodotto e la documentazione richiesta potrebbero variare da un territorio doganale all'altro.

Un altro aspetto importante da considerare è il codice armonizzato (HS). Prodotti simili possono essere associati a codici diversi ed è quindi essenziale scegliere il codice giusto per ogni specifico articolo. Ricordate inoltre che il livello di informazioni richiesto varia a seconda dei Paesi. Nella maggior parte dei casi, le prime sei cifre del codice HS generalmente coincidono. Ma le cifre successive possono cambiare e molti Paesi ne richiedono anche dieci.

Contattate le autorità doganali dei Paesi di destinazione o consultate le relative informazioni sui loro siti ufficiali. Per individuare i codici HS potete fare riferimento al portale governativo del vostro Paese o utilizzare gli appositi strumenti di ricerca disponibili online.

Le normative doganali cambiano spesso ed è quindi importante restare al passo con gli aggiornamenti relativi ai mercati di origine o destinazione.

Gli aggiornamenti normativi possono riguardare qualunque aspetto, da variazioni degli obblighi documentali a nuove procedure di sdoganamento, fino a modifiche di oneri doganali e tasse applicate alla frontiera. Eventuali errori possono comportare ritardi e un aumento dei costi ed è quindi importante sapere se le modifiche alle regolamentazioni impattino le vostre spedizioni.

Vale inoltre la pena valutare se gli adeguamenti necessari per garantire la conformità incideranno sulla vostra attività e sulle vostre operazioni e, in tal caso, come tenerne conto nei vostri piani.

Impegnatevi costantemente per la conformità. Introducete dei processi che garantiscano un monitoraggio regolare delle normative nei Paesi di destinazione, consultando i portali ufficiali del governo o di associazioni commerciali o coinvolgendo broker esperti o altri professionisti. Per maggiore serenità, potreste inoltre valutare l'introduzione di soluzioni software.

La conformità doganale non riguarda soltanto le esportazioni. Occorre tenere conto anche delle importazioni, chiarendo le eventuali responsabilità che dovete assumervi per prepararvi per tempo, o assicurandovi che lo faccia il vostro importatore.

Ad esempio, potrebbe essere necessario presentare determinati documenti o farsi carico di determinati oneri doganali e tasse sulle importazioni nel proprio Paese. Spesso questo dipende dagli accordi sottoscritti con i fornitori, per questo è importante monitorare tutti i dettagli per comprendere le vostre responsabilità.

Una conoscenza approfondita dei vostri obblighi – e di come potrebbero cambiare passando ad altri fornitori o prodotti – favorirà il buon corso della vostra attività e vi consentirà di importare nel vostro Paese con serenità.

Se importate, quindi, può essere utile contattare le autorità doganali del vostro Paese per verificare quale documentazione è richiesta. Mantenete un contatto regolare con i vostri fornitori e verificate bene gli Incoterms associati alle vostre spedizioni. Questi termini internazionali stabiliscono quale soggetto è responsabile del pagamento dei diritti doganali: saperlo in anticipo vi consentirà di allocare per tempo il budget necessario ed evitare costi imprevisti.