כדי לאשר שטובין יוכלו להיכנס למדינה ולבדוק אם הם זכאים להקלות או להפחתת שיעורי המכס, ייתכן שתזדקקו לראיות לגבי מקום ייצורם או הפקתם. בדרך כלל מספיק לשולח אם תציינו זאת בחשבונית המסחרית. עם זאת, יש מדינות הדורשות אישור ספציפי המאשר את מקור הטובין, או החתום על ידי משרד ממשלתי, לשכת המסחר או השגרירות במדינה המייצאת הרלוונטית.

מרבית המוצרים אינם זקוקים לרישיון. עם זאת, ייתכן שתצטרכו להשיג רישיון או לפעול לפי כללים מיוחדים על מנת לייצא טובין עם הגבלות או למכור שירותים מסוימים לחו"ל. בין המוצרים שסבירות גבוהה שתזדקקו לספק רישיון עבורם:

• בעלי חיים, צמחים, מוצרי חקלאות ומזון
• טובין שמקורם במינים בסכנת הכחדה
• כימיקלים ופסולת
• תרופות
• טובין בפיקוח (בדרך כלל פריטים צבאיים, כלי ירי ופריטים שעשויים להיות בשימוש דו-תכליתי צבאי ואזרחי)
• טובין בעלי ערך תרבותי או היסטורי
• יהלומים
• טובין הכפופים לסנקציות או לאמצעי הגנה מסחריים

כדי לברר אם אתם זקוקים לרישיון יצוא, עליכם לבדוק את רשימות בקרת היצוא באתר הממשלתי של מדינתכם. יהיה עליכם לכלול את מספר הרישיון בחשבונית המסחרית שלכם ולהתריע מראש בפני צוות נציגי עמילות המכס של FedEx באמצעות פנייה לשירות הלקוחות של FedEx.

ייפוי כוח (PoA) הוא אישור בכתב לייצג או לפעול בשם אדם אחר. ייתכן שנבקש מכם ייפוי כוח כדי שנוכל לבצע בשמכם אישורי מכס, בדרך כלל רק כאשר אתם מתחילים לשלוח עם FedEx. זוהי דרישה חוקית ברוב המדינות, ורשויות המכס עשויות לבקש מאיתנו הוכחה כי הוענק לנו ייפוי כוח כזה.

בבריטניה ובמדינות רבות אחרות, Port Health הוא שמה של הרשות המופקדת על הגנת בריאות הציבור, הסביבה ובעלי החיים. רשות זו מבצעת בקרות בריאות שונות בגבולות. ייתכן שיהיה עליכם לספק מסמכים נוספים אם הטובין שלכם מיועדים לאכילה או משמשים כמזון ושתייה. זאת על מנת להבטיח שאפשר לשחרר את הטובין שלכם מהמכס על ידי רשות ה-Port Health או הרשות המקבילה במדינה שאליה אתם שולחים. כל טובין שעלולים להוות איום בריאותי עשויים להזדקק לאישור. בין התעודות שאולי תזדקקו להן:

• אישורים אורגניים
• תעודה פיטוסניטרית
• תעודה סניטרית

ישנם מוצרים (כגון מוצרי חשמל מסוימים) העלולים להיות מעוכבים על ידי הרשויות כדי לבדוק את בטיחותם. כדי לעזור לייעל את מעברם במכס, עליכם להיות מסוגלים להוכיח שהטובין נבדקו רשמית ולספק את האישור הנדרש, לרבות:

• תעודת התאמה
• דוחות אלקטרוניים/כימיים
• דוח על הובלה בטוחה של טובין

למשלוחי חומרים מסוכנים חובה לצרף גיליונות נתונים על בטיחות חומרים, שכן הם מזהים ומסווגים את הסיכון שהם עלולים להוות לאנשים או לסביבה. גיליונות אלה גם מספקים מידע על טיפול ואחסון, לצד הוראות כיצד להגיב במקרה חירום, כגון איזו עזרה ראשונה להגיש או כיצד לכבות שרפה.

אם אתם מייבאים טובין הכוללים קניין רוחני כגון מותגים, תמונות או דמויות, ייתכן שתצטרכו לספק הוכחה שהיצרן שלכם ייצר את הטובין הללו באישור המתאים. תעודות ההרשאה באות לרוב בצורת מכתבים מאת בעלי זכויות הקניין הרוחני. אי מסירת הוכחות עלולה לגרום להחרמת הטובין על ידי המכס וייתכן שיוטל עליכם קנס.

במדינות מסוימות חובה לספק רשימת אריזה וכן חשבונית מסחרית. רשימת אריזה היא מסמך שמספק השולח הכולל את פירוט הטובין הכלולים במשלוח ואופן אריזתם. פירוט זה כולל את מספר הקרטון, מספר הפריטים בתוך הקרטון, משקלו והמידות שלו. הדבר מאפשר לכל מי שמעורב בשלבים שונים בתהליך לבדוק מה הם שולחים. רשימת האריזה משמשת את המכס בתהליך העברת הטובין וכניסתם למדינות מסוימות, ונועדה לספק ראיות לכך שהטובין הארוזים תואמים את החשבונית המסחרית.

יש לקוחות שבוחרים בשטר המטען כערובה לתשלום עבור טובין. כשנעשה שימוש באמצעי תשלום זה, שטר המטען משמש כמסמך המשלוח הרשמי לקבלת תשלום, להעברת בעלות ולשחרור כספים על ידי הבנק לשולח לאחר קבלת הטובין על ידי הנמען.