Gérez votre temps pendant les pics saisonniers

Dans le e-commerce, l'activité ne s'arrête jamais. Et ce principe est d'autant plus vrai durant les pics saisonniers. Les dirigeants de petites entreprises travaillent souvent tard afin de compenser l'insuffisance de leur personnel pour traiter l'afflux massif de demandes. Comment mieux gérer votre temps durant les périodes de forte activité ?

Lauréate du Concours FedEx pour les PME, Kat Samardzija s'est justement posé cette question. Kat Samardzija est une femme dynamique et très occupée. Parallèlement à ses études, elle dirige Locker Lifestyle, une petite boutique de e-commerce qui commercialise des bracelets baptisés « Wrist Locker ». En attente de brevet, cette solution conçue pour les utilisateurs menant un mode de vie actif permet de payer sans contact et de sauvegarder des cartes ou des clés. Kat Samardzija fabrique elle-même ses bracelets, en plus de gérer son propre site Internet et d'encadrer son équipe de stagiaires. Et elle trouve tout de même du temps pour elle !

Comment fait-elle ? Elle nous révèle son secret.

Organisez votre emploi du temps

Même si les priorités d'un entrepreneur évoluent sans cesse, Kat Samardzija souligne l'importance d'un emploi du temps bien structuré. Elle prévoit son programme trois jours à l'avance, parfois à la demi-heure près, de son réveil à l'heure du coucher. Elle dresse ensuite une ébauche d'emploi du temps pour le reste de la semaine, en se réservant une certaine flexibilité en cas d'imprévus.

Faites des listes

Vivre à l'ère du digital a ses avantages, mais parfois les méthodes traditionnelles sont plus propices à la concentration. Kat Samardzija revient donc au crayon et au papier pour rédiger ses to-do lists et barrer les tâches accomplies au fur et à mesure. « Sur mon téléphone, je me laisse très vite distraire », explique-t-elle. « Mais avec ma liste papier, je suis rigoureuse et j'effectue les tâches importantes sans me disperser. »

La to-do list de Kat Samardzija, rédigée sur papier pour éviter les distractions numériques.

Donnez la priorité aux tâches complexes

Lorsqu'elle établit sa to-do list, Kat Samardzija classe ses tâches par ordre d'importance, en les numérotant de 1 à 20. Elle commence par le haut de la liste, et ne passe à la tâche suivante qu'à condition d'avoir terminé la précédente. « Il est essentiel de se demander quelle est la priorité », explique-t-elle. « On se laisse facilement distraire par un e-mail ou d'autres tâches. En les numérotant, je suis certaine de régler en priorité ce qui est le plus important, même si je n'en ai pas envie. »

Explorez les logiciels d'organisation et de planning

Pour les projets à long terme, comme le développement d'un site Internet ou des plans marketing, Kat Samardzija s'est orientée vers les nouvelles technologies qui l'aident à s'organiser. Elle utilise un logiciel de gestion de projets baptisé Asana, qui lui permet de créer des projets pour certaines tâches, de définir des échéances et d'attribuer des missions à ses stagiaires. « Cette solution me fait vraiment gagner du temps », souligne-t-elle.

Capture d'écran de l'outil de gestion de projets Asana, avec les tâches attribuées à l'équipe de stagiaires de Locker Lifestyle

Fixez-vous des objectifs

Pour mener à bien ses projets à court et à long terme, Kat Samardzija se fixe des objectifs journaliers, hebdomadaires et mensuels.

Elle définit ses objectifs mensuels au début de chaque mois sur un tableur, dans une colonne intitulée « prévisions ». À la fin du mois, elle évalue ses progrès en saisissant les tâches réalisées dans le tableur, en regard des objectifs à atteindre. Elle peut ainsi voir dans quels domaines elle doit encore s'améliorer.

Selon Kat Samardzija, le secret pour progresser consiste à décomposer les objectifs importants en plusieurs étapes différentes. « Je peux avoir pour objectif global de répondre à mes e-mails », explique la jeune entrepreneuse. « Dans ce cas, je le divise en plusieurs tâches. Par exemple, mon ordinateur est équipé d'une fonctionnalité permettant d'afficher les e-mails non traités en haut des messages dans ma boîte de réception. Répertorier les diverses opérations nécessaires à un objectif plus vaste permet de simplifier les projets les plus complexes. »

Obtenez de l'aide

Pour accompagner l'essor de sa petite entreprise, Kat Samardzija doit jongler entre une multitude de tâches, tout en poursuivant ses études en parallèle. Elle s'est rendu compte qu'elle ne pourrait y arriver seule si son entreprise continue de se développer. Elle a donc trouvé de l'aide.

Après l'incendie qui a ravagé la boutique de mariage de sa mère, cette dernière a rejoint l'aventure pour prêter main forte à la jeune entrepreneuse. Kat Samardzija l'appelle sa « maman-ager ». « C'est super. Sans elle, je ne serais pas où j'en suis aujourd'hui », souligne-t-elle. « Nous organisons des réunions hebdomadaires. Sa présence a été un véritable coup de pouce. » Kat Samardzija a également embauché plusieurs stagiaires pour l'aider lors d'événements visant à promouvoir Locker Lifestyle, et ce soutien lui a permis de gagner du temps.

Prenez du temps pour vous

« À vouloir trop en faire... ». Vous connaissez la suite. Joueuse de tennis au niveau compétition, Kat Samardzija consacre deux heures quotidiennes à l'entraînement.

« Depuis toute petite, je pratique de nombreux sports et j'ai réellement besoin de pouvoir m'aérer, m'activer et faire le plein d'énergie, pour me sentir en forme et retrouver ma créativité.

Je peux alors retourner à mon bureau et abattre tout le travail qui m'attend » explique-t-elle. « Je pense que tous les entrepreneurs doivent pouvoir parfois prendre du recul. »