Définissez un plan de recrutement

Les plans de recrutement, un moyen efficace pour réduire le stress durant les périodes de forte activité

Les pics saisonniers sont particulièrement stressants pour les entrepreneurs et les salariés, mais un plan de recrutement efficace peut se révéler un précieux atout.

Ibrahima Diallo est cofondateur de Ginjan Bros et a remporté le concours FedEx pour les PME. En période de forte activité, il embauche du personnel supplémentaire afin d'alléger la charge de travail pesant sur ses épaules et celles de ses équipes permanentes, d'éviter les burn out et de maintenir un bon niveau de productivité.

Posez-vous les questions suivantes :

1. Mes collaborateurs permanents sont-ils bien préparés ?

Avant la haute saison, consultez vos équipes habituelles pour vous assurer qu'elles se sentent prêtes. Expliquez-leur l'importance de cette période de l'année pour votre entreprise, et soulignez le rôle et la valeur de chacun dans l'équipe. Vos collaborateurs seront ainsi motivés pour apporter leur contribution et faire face à l'afflux de demandes.

Anticipez les congés de vos collaborateurs. « En période de forte activité, la principale difficulté consiste à gérer les congés de chacun », explique Dana Donofree, propriétaire de AnaOno, une boutique de lingerie et de vêtements d'intérieur dédiés aux femmes touchées par le cancer du sein. « Nous faisons en sorte d'être aussi flexibles que possible, mais si vous informez vos collaborateurs suffisamment à l'avance de l'importance de cette période de forte activité, ils pourront prendre leurs dispositions afin d'organiser leur vie familiale en fonction de ces impératifs. »

Assurez-vous que votre équipe est parfaitement formée et prête à se dépasser, en particulier si vous employez du personnel supplémentaire. Vos équipes habituelles seront votre pilier : elles peuvent vous aider à identifier de manière précoce les éventuels problèmes et lacunes, et apporter leur soutien aux nouvelles recrues.

Enfin, prenez le temps de booster le moral des troupes ! Les cadences imposées lors des périodes intenses peuvent vite mener à l'épuisement. Aussi, tentez de motiver vos équipes : insufflez-leur de l'énergie positive et offrez-leur des récompenses, par exemple en leur proposant d'organiser une sortie de groupe une fois le calme revenu.

2. Vais-je devoir embaucher du personnel ?

Avec une bonne planification et une approche pragmatique, vous serez assuré(e) de toujours disposer d'effectifs suffisants. Donna Durham dirige Weighting Comforts, une boutique de couettes lestées qui aident à mieux dormir et à réduire l'anxiété. Elle fait part de sa méthode : « Pour déterminer nos besoins en personnel pour le pic saisonnier, nous fixons le chiffre d'affaires que nous souhaitons atteindre sur l'année et tentons de calculer combien de couvertures nous devons vendre pour réaliser cet objectif. Puis nous vérifions les données des années précédentes, afin d'évaluer le nombre de collaborateurs nécessaires pour vendre une telle quantité de produits. »

Recruter du personnel supplémentaire peut également permettre d'alléger la charge pesant sur les équipes permanentes, sur lesquelles vous comptez pour leur expertise et leur dévouement. « Embauchez suffisamment de personnel pour éviter les burn out », conseille Ibrahima Diallo, cofondateur de Ginjan Bros, société spécialisée dans la production de boissons. « D'un point de vue économique et en termes de productivité, vous avez tout intérêt à recruter le personnel nécessaire plutôt qu'à épuiser vos collaborateurs permanents. »

Vous lancez une grande opération promotionnelle ? Andrea Sreshta dirige LuminAID, une société spécialisée dans les produits fonctionnant à l'énergie solaire. Elle vous recommande vivement de penser aux conséquences pour le personnel. « Lorsque nous lançons une promotion ou une campagne marketing, notre principale interrogation est de savoir si nous disposons des ressources, du stock et des effectifs suffisants pour livrer nos clients dans les temps. Si nous ne les avons pas, nous envisageons parfois une autre promotion (en diminuant la remise, par exemple, si nous pensons que nous ne serons pas en mesure d'honorer toutes les commandes) ».

« Embauchez suffisamment de personnel pour éviter les burn out », conseille Ibrahima Diallo, cofondateur de Ginjan Bros, société spécialisée dans la production de boissons. « D'un point de vue économique et en termes de productivité, vous avez tout intérêt à recruter le personnel nécessaire plutôt qu'à épuiser vos collaborateurs permanents. »

Les dirigeants de PME n'ont pas tous la même approche en matière de recrutement de personnel intérimaire. Par conséquent, vous devez suivre la logique la mieux adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. La majorité des lauréats de notre concours nous confient s'appuyer sur le bouche-à-oreille et les cabinets de recrutement locaux pour trouver des collaborateurs de confiance.

3. Comment vais-je répartir le travail entre les nouvelles recrues ?

En tant que manager, vous devrez éventuellement décider des responsabilités de chacun. « Nous faisons en sorte que les membres du personnel intérimaire puissent d'emblée mettre la main à la pâte, en leur confiant les tâches requérant le moins de formation ou de supervision. Au fur et à mesure, ils apprennent à maîtriser un éventail plus large de process et peuvent assurer des missions plus complexes », explique Paul Pallas, Directeur des opérations chez SWISCO, une société qui commercialise des pièces détachées informatiques.

« Par exemple, le service clientèle est toujours assuré par le personnel permanent, car la formation dans ce domaine est longue et les attentes des clients sont élevées. Toutefois, à l'avenir, nous envisageons d'affecter de jeunes recrues à ce service pour répondre aux requêtes téléphoniques les plus simples. »

Accueillir de nouveaux effectifs implique également une planification minutieuse, afin de créer une équipe fonctionnant comme une machine bien huilée. Aqila Augusta dirige Edge Entity, une société qui fabrique un stimulant de pousse capillaire 100 % naturel. Elle nous fait part de son approche : « Nous employons ponctuellement du personnel intérimaire en fonction des besoins. La majeure partie du travail est assurée par les équipes permanentes. Avant le pic saisonnier, nous prévenons nos collaborateurs permanents que leur charge de travail augmentera, et nous leur demandons de nous faire part suffisamment à l'avance de leur disponibilité. »

Heidi Hale de HeidiJHale Designs and Details attend de ses collaborateurs permanents qu'ils prennent les rênes pendant les périodes de forte activité.

4. Comment m'assurer que mes nouvelles recrues sont suffisamment formées et prêtes à répondre à un pic des demandes ?

Veillez à définir des objectifs clairs si vous tenez à préserver le moral et la productivité de votre équipe, en particulier si elle est composée d'anciens et de nouveaux collaborateurs. « Créez des procédures de formation et d'intégration. Formalisez vos process par écrit. Plus vous serez structuré(e), plus les choses seront faciles », suggère Donna Durham.

Si, d'emblée, vous pensez que vos attentes sont susceptibles d'évoluer au cours de la période de forte activité, pensez à en aviser l'équipe à l'avance. Qu'il s'agisse de leur demander de faire des heures supplémentaires ou de mettre en place un nouveau process, jouez franc jeu dès le départ avec vos collaborateurs, afin de leur permettre de s'adapter et de s'organiser.

Une fois que vous serez structuré(e) et que aurez clairement défini vos procédures, vous serez davantage enclin(e) à vous reposer sur vos équipes permanentes pour former en partie les nouvelles recrues. « Tous les ans, je confie certaines responsabilités à mes collaborateurs permanents », explique Heidi Hale, dirigeante de HeidiJHale Designs and Details, une société spécialisée dans la création de bijoux personnalisés. « Grâce à leurs expériences cumulées, ils peuvent ainsi superviser le personnel intérimaire. »

Dirigeante de la société ArtLifting, Liz Powers a également remporté le Concours FedEx pour les PME. Son approche consiste à motiver ses collaborateurs et à faire en sorte qu'ils se sentent appréciés, en particulier pendant les périodes de forte activité.

5. Comment faire pour que tous les collaborateurs restent motivés, en forme et concentrés sur leurs objectifs ?

Découvrez les précieux conseils de plusieurs dirigeants de PME :

« Pour Thanksgiving, j'écris à la main des cartes de remerciement à tous les salariés. Faites en sorte que tout le monde se sente valorisé. » — Liz Powers, fondatrice d'ArtLifting, une société venant en aide aux artistes sans domicile fixe ou en situation de handicap.

« Offrez-leur un bon repas ! Nous adorons faire plaisir à nos équipes et nous faisons en sorte qu'elles aient l'estomac bien rempli ! Les journées sont déjà chargées et, lorsque nous devons travailler tard le soir, autant être rassasiés. Lorsque nous pouvons prendre un repas tous ensemble et faire une pause avant de reprendre le travail, nous nous sentons soutenus et encouragés. » — Dana Donofree, dirigeante d'AnaOno

« Il est important que les dirigeants mettent la main à la pâte, et que les salariés le voient. Travaillez dur, répartissez les tâches de manière équitable, puis invitez tout le monde au restaurant. » — Nik Hawks, cofondateur de Paleo Treats, une société spécialisée dans la confection de confiseries en chocolat et de desserts Paléo

Brian Munoz dirige Penny Luck Shoes, une société spécialisée dans la création de chaussures en cuir pour hommes. Il nous fait part de ses conseils avisés : « Tout le monde a un plan précis en tête, jusqu'à ce que l'imprévu survienne. Si vous êtes une start-up et que le pic saisonnier approche, définissez votre plan à l'avance mais soyez prêt à surmonter tous les obstacles qui se dresseront sur votre route. »