Comment expédier des échantillons

Un échantillon est un produit de référence envoyé par un vendeur à un acheteur potentiel et pour lequel ce dernier n'est généralement pas facturé. De nombreux pays acceptent uniquement de traiter en tant qu'échantillons les marchandises répondant à des critères stricts. Afin d'assurer la fluidité de la procédure d'envoi, vérifiez les informations que vous devez fournir et les marquages à apposer sur votre produit pour signaler qu'il s'agit d'un échantillon.

Quels produits puis-je expédier en tant qu'échantillons ?

Pour certaines marchandises, il est fréquent que le client ou l'acheteur potentiel souhaite examiner le produit avant de procéder à un achat en quantités commerciales. C'est le cas notamment des vêtements, des ustensiles de cuisine et des denrées alimentaires. Toutefois, la quasi-totalité des produits de détail peut faire l'objet d'un envoi d'échantillons, sous réserve d'être préparé correctement.

Il convient de garder à l'esprit que les échantillons des industries pharmaceutiques, chimiques et biologiques peuvent être classés dans des catégories distinctes. Ils seront donc traités différemment et soumis à d'autres réglementations douanières.

Dois-je joindre une facture commerciale à mon échantillon ?

Même les échantillons de faible valeur doivent être accompagnés d'une facture commerciale. Le document doit faire apparaître une valeur réaliste des marchandises, leur description détaillée, ainsi qu'un motif d'exportation (en l'occurrence « envoi d'échantillons »). Les autorités douanières sauront ainsi qu'il ne s'agit pas de marchandises à usage commercial.

Dois-je déclarer la valeur de l'échantillon ?

Oui. Même si les acheteurs ne sont généralement pas facturés pour l'échantillon, les vendeurs doivent déclarer leur valeur exacte. En cas de doute sur le montant à indiquer, posez-vous la question suivante : « Quel serait le coût de remplacement de cet échantillon ? ».

Comment préparer mes produits pour les expédier en tant qu'échantillons ?

Pour être éligible en tant qu'échantillon commercial, le produit doit être modifié de sorte à être impropre à la vente. Par exemple, pour l'habillement, la règle générale veut qu'un marquage soit clairement visible sur l'extérieur du vêtement, afin qu'il ne puisse être porté et utilisé. Par ailleurs, les échantillons doivent être expédiés en petites quantités, dans un choix de tailles et de dimensions limité.  

Voici certaines des techniques les plus fréquemment utilisées pour transformer un produit en échantillon :

Sacs
Une perforation, une étiquette cousue à un endroit bien visible ou un marquage, permanent et placé en évidence, de la mention « échantillon non destiné à la vente ».

Vêtements
Une coupure ou une déchirure sur l'endroit du vêtement (mais pas en bas ni au niveau des ourlets), de sorte qu'elle soit bien visible lorsqu'il est porté. Une impression de la mention « échantillon non destiné à la vente » à l'encre indélébile est également acceptable.

Chaussures
Un trou percé dans la semelle ou la mention « échantillon non destiné à la vente » imprimée sur la partie externe de la chaussure à l'encre indélébile.

Livres et maquillage
Ces articles doivent obligatoirement porter une étiquette clairement visible indiquant qu'il s'agit d'un échantillon non destiné à la vente. 

Mobilier et articles de maison
Pour ces articles, il est possible de graver ou d'imprimer la mention « échantillon non destiné à la vente » sur la partie externe de l'article.

Boissons et denrées alimentaires
Les échantillons comestibles doivent être conditionnés dans des emballages de faible contenance et porter de manière visible la mention « échantillon non destiné à la vente ».

Dois-je payer des droits de douane et des taxes ?

Non, les échantillons ne sont généralement soumis à aucune taxe. Ils ne doivent donc jamais faire l'objet d'une transaction commerciale. Afin de respecter les exigences, quelles qu'elles soient, lacérez, perforez ou marquez vos échantillons de manière permanente. Pensez à vérifier les règles et réglementations exactes qui s'appliquent à vos échantillons auprès du destinataire ou des autorités compétentes.

Quels sont les autres mesures à respecter pour expédier des échantillons ?

N'oubliez pas que, dans certains pays, les échantillons sont soumis à des restrictions et doivent répondre à des critères stricts pour être autorisés.

Vérifiez que vous avez bien complété la facture commerciale et que tous les autres documents nécessaires pour expédier vos échantillons sont prêts.

Les exigences et documents nécessaires peuvent varier selon les transporteurs. Ce site Internet regroupe toutes les informations nécessaires en matière d'expédition. Si vous n'êtes pas certain(e) des exigences applicables à vos envois, veuillez consulter votre transporteur. N'oubliez pas de vérifier les règles et réglementations applicables dans les pays d'importation et d'exportation avant de réaliser vos envois. Les sites Internet des autorités de chaque pays publient des informations détaillées à ce sujet.