Comment compléter une facture commerciale
Lorsque vous devez expédier à l'international, la facture commerciale est l'un des documents les plus importants. Elle contient des informations essentielles pour le dédouanement de vos marchandises. C'est pourquoi il importe de la remplir correctement et de veiller à l'exactitude des informations fournies.
Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?
La facture commerciale est un document important, indispensable pour réaliser des envois à l'international. Grâce aux informations qu’elle contient, les autorités douanières peuvent décider si des marchandises sont autorisées ou non à entrer dans un pays ou à en sortir, et déterminer le type de contrôles nécessaires, le cas échéant. Ce document leur permet également de calculer le montant des droits de douane et taxes.
Tous les envois doivent impérativement être accompagnés d'une facture commerciale.
Quelles informations dois-je fournir ?
La facture doit, de préférence, être imprimée sur papier à en-tête. Les informations doivent être rédigées en anglais et inclure les coordonnées de votre entreprise, notamment l'adresse, l'interlocuteur à contacter et le numéro de TVA. Les coordonnées complètes du destinataire doivent aussi être renseignées.
Le motif de l'expédition
Indiquez la raison pour laquelle vous expédiez les marchandises (but commercial ou cadeau).
La date et le numéro d'expédition
Le numéro d'expédition vous est fourni par votre transporteur. Il s'agit parfois du numéro de bordereau d'expédition. Vous pouvez indiquer vos numéros de facture et de commande à des fins administratives, mais ces références ne sont pas nécessaires pour les autorités.
les Incoterms® ;
Ils déterminent qui est responsable du colis durant le transport. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page dédiée aux Incoterms®.
une description des marchandises ;
Veillez à fournir une description précise de vos marchandises. Par exemple, n'indiquez pas « vêtements », mais « T-shirts hommes 80 % coton 20 % polyester ». Et n'utilisez pas les codes produit du fabricant pour décrire les marchandises. Si le colis contient des articles de marque, précisez la marque et le numéro du modèle. Pour mieux comprendre comment fournir une description détaillée des marchandises, consultez notre vidéo et notre guide dédiés.
Les quantités de marchandises
Si vous expédiez différents produits, déclarez la quantité de chacun d'eux selon l'unité de mesure applicable. Par exemple, pour les pièces détachées et objets, chaque unité est comptabilisée, tandis que les chaussures sont décomptées par paires, les liquides en volume, et les marchandises sèches en fonction de leur poids.
Le code SH
Ce code fournit aux autorités douanières des informations sur le type de marchandise que vous expédiez. Il les aide également à évaluer le montant des droits de douane et taxes. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée aux codes SH.
Valeur déclarée
Indiquez la valeur réelle de l'envoi. Il s'agit du prix de vente des marchandises. La devise doit également être renseignée. Si la valeur ne semble pas raisonnable, les douanes peuvent vous demander, à vous ou à votre destinataire, un justificatif de la valeur déclarée sur la facture. Pour mieux comprendre comment déclarer la valeur de vos marchandises, consultez notre vidéo et notre guide dédiés.
Les frais d’assurance
Selon les Incoterms® utilisés, vous devrez éventuellement faire apparaître les coûts de fret et d'assurance sur la facture de manière distincte, car ils sont pris en compte pour évaluer vos marchandises. Si vous n'indiquez pas le détail de ces frais, les douanes les calculeront et vous pourriez être amené(e) à payer plus que nécessaire.
le pays d'origine ;
Il s'agit du pays de fabrication des produits. Il peut différer du pays d'expédition de l'envoi.
Poids
Saisissez aussi les poids NET et BRUT. Le poids BRUT est le poids NET plus le poids de l'emballage.
Enfin, n'oubliez pas de signer.
Ce site Internet regroupe toutes les informations nécessaires en matière d'expédition. Si vous n'êtes pas certain(e) des exigences applicables à vos envois, veuillez consulter votre transporteur. N'oubliez pas de vérifier les règles et réglementations applicables dans les pays d'importation et d'exportation avant de réaliser vos envois. Les sites Internet des autorités de chaque pays publient des informations détaillées à ce sujet.
