Grosses commandes, articles volumineux, envois destinés à des centres de traitement, importations expédiées par des fournisseurs... Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les petites entreprises peuvent, elles aussi, être amenées à expédier du fret.

Mais si vous n'avez pas l'habitude, il est parfois difficile de savoir par où commencer. Voici six questions à se poser.

L'une des premières étapes consiste à choisir le mode de transport de votre produit. Il existe deux options principales :

• Le transitaire de fret - Cet intermédiaire fait appel à différents transporteurs pour acheminer votre envoi de A à B. Les transitaires peuvent être plus flexibles car ils disposent d'un large éventail de fournisseurs. En revanche, l'externalisation de l'ensemble des étapes du parcours peut se traduire par une visibilité et un contrôle moindres sur l'envoi.

• L'intégrateur de fret - Il possède et exploite ses propres flottes, et assure la gestion de l'ensemble du processus. Il peut donc proposer des délais de livraison plus fiables et, souvent, des coûts moins élevés et potentiellement une plus grande visibilité et un meilleur contrôle sur l'envoi.

Lorsque vous chercherez des solutions pour expédier du fret, vous serez certainement confronté à ces deux possibilités. Prenez en compte vos priorités d'expédition et votre mode de transport préféré. Vous pourrez ainsi faire le choix le plus judicieux pour votre entreprise.

Lors du choix d'un transporteur, il importe de prendre en considération plusieurs éléments essentiels. Et, en toute logique, les coûts, la flexibilité et la disponibilité peuvent en faire partie, dans une certaine mesure. Mais il convient aussi de s'assurer que le transporteur dispose d'un réseau solide dans vos régions d'expédition et qu'il sera capable de répondre aux besoins de votre entreprise au fur et à mesure de son développement.

Vérifiez également que le transporteur est en mesure de s'adapter aux exigences spécifiques de votre envoi. C'est notamment le cas si vous devez expédier des marchandises dangereuses ou des produits devant être réfrigérés. Si vos colis ont des dimensions irrégulières ou si leur poids dépasse le poids maximum autorisé, un service de transport spécial ou une assistance au chargement seront nécessaires. Il est possible que vos envois exigent également une expertise spécifique en dédouanement.

Évaluez vos besoins avant de sélectionner votre transporteur. Quel que soit votre choix, votre transporteur devra disposer de l'expérience et de la capacité ‑ ainsi que du réseau ‑ nécessaires pour prendre en charge le type de produits que vous devez expédier.

Pour maîtriser les coûts au mieux, la première étape consiste à comprendre le mode de calcul des tarifs de fret et les facteurs qui peuvent avoir des répercussions sur votre facture.

Le montant total dépendra du poids et des dimensions du colis, y compris son poids volumétrique. Il s'agit du rapport entre le poids du colis et son volume. La destination de l'envoi aura également une incidence.

Cependant, il existe des moyens de réduire les coûts. Les prix risquent d'être plus élevés durant les périodes de forte activité et lorsque la demande est particulièrement élevée. Mais vous pouvez agir sur ces facteurs. Pourquoi ne pas planifier vos envois en dehors des périodes les plus sollicitées ou conclure avec un transporteur un contrat définissant un tarif fixe au kilogramme sur une période donnée ? Cette approche vous sera utile si vous prévoyez d'expédier régulièrement.

Pour maîtriser votre facture, il est également important de vérifier que les palettes sont emballées aussi efficacement que possible et d'éliminer tout le poids inutile. Par ailleurs, n'oubliez qu'il existe des services premium et économiques. À vous de choisir selon l'urgence de vos envois.

Et pensez également aux prix de dernière minute. Si vos délais de livraison sont flexibles et si le transporteur dispose de suffisamment de capacité, vous pourrez bénéficier de réductions substantielles sur les tarifs publics lors de la programmation de ce type d'envois.

Il s'agit de l'une des étapes les plus importantes du processus. Veuillez suivre ces instructions pour assurer une prise en charge optimale de l'envoi :

• Utilisez un emballage adapté et le volume de matériaux de protection adéquat. Trouvez le juste équilibre entre la sécurisation de vos marchandises et l'ajout de poids superflu.

• Privilégiez les palettes, si possible. La manutention de votre envoi sera ainsi plus simple et efficace, et les risques de détérioration seront réduits.

• Rassemblez les documents nécessaires. Votre envoi de fret devra être accompagné de divers documents spécifiques, notamment une facture commerciale avec une description précise des marchandises et les codes SH correspondants ainsi qu'un bordereau d'expédition (ou un connaissement pour le fret maritime). Vous devrez également vérifier si votre envoi nécessite d'autres licences ou permis, variables selon la destination (votre transporteur sera en mesure de vous aider lors de la préparation des principaux documents).

• Étiquetez clairement votre colis. Il s'agit d'une étape essentielle du processus qui permettra à vos marchandises d'arriver à destination rapidement et en toute sécurité. Les étiquettes doivent être apposées à l'extérieur de l'emballage, et les adresses de l'expéditeur et du destinataire doivent être parfaitement visibles. Utilisez également des étiquettes adaptées pour donner des instructions ou des informations utiles, par exemple si l'envoi contient des marchandises dangereuses ou fragiles, ou s'il doit être maintenu à la verticale.

De nombreuses entreprises souhaitent suivre leurs envois à chaque étape du parcours. Toutefois, selon le prestataire ou le mode de transport de vos marchandises, ce n'est pas toujours facile. Certains transporteurs offriront une plus grande visibilité que d'autres, comme une mise à jour du suivi 24h sur 24. Si cet aspect est important pour vous, veillez à choisir un transporteur capable de répondre à vos besoins.

Si vous faites vos premiers pas dans l'expédition de fret, vous rencontrerez certainement divers termes dont le sens vous échappera. Nous avons déjà abordé certains d'entre eux et il ne devrait pas être très difficile d'apprendre les autres. En voici quelques-uns pour commencer :

• Full Truckload (FTL) - Cas où votre envoi remplit tout l'espace d'une remorque.

• Less Than Truckload (LTL) - Envois plus petits occupant une partie de l'espace de transport disponible et qui seront acheminés avec les colis d'autres entreprises.

• Partial Truckload (PTL) - Approche intermédiaire entre le FTL et le LTL. Les marchandises sont, ici aussi, expédiées avec celles d'autres entreprises, mais elles empruntent un itinéraire direct, avec moins d'escales. Une exigence de taille minimale s'applique également pour pouvoir prétendre à un mode de transport PTL.

• Intermodal - Acheminement de l'envoi faisant intervenir plusieurs modes de transport.

• Expedited ou prioritaire - Envois acheminés dans des délais accélérés.

• Spot price ou tarif spot - Tarif exceptionnel proposé pour un envoi de fret sur la base du prix du marché actuel et qui est soumis aux fluctuations de l'offre et de la demande. Ce tarif est également connu sous le nom de tarif de dernière minute ou tarif last-minute.

• Beneficial Cargo Owner (BCO) - Propriétaire d'un envoi et non une tierce partie intervenant dans son acheminement. En d'autres termes, l'importateur officiel qui prend possession des marchandises sur le lieu de destination.

• Bill of Lading ou connaissement (BOL) - Document délivré par un transporteur à un expéditeur qui indique le type et la quantité de marchandises acheminées ainsi que leur destination. Ce document fait également office de reçu lors de la livraison des marchandises.

• Airport-to-airport ou aéroport à aéroport (ATA) - Service d'un transporteur consistant à acheminer les marchandises depuis l'aéroport d'origine jusqu'à l'aéroport de destination. Il existe d'autres services (selon le transporteur), comme door-to-airport (porte à aéroport), airport-to-door (aéroport à porte) et door-to-door (porte à porte).

• Poids volumétrique - Densité d'un colis, c'est-à-dire son poids par rapport à son volume.

• Incoterms - Contraction de l'expression anglaise International Commercial Terms désignant 11 règles qui définissent les responsabilités du vendeur et de l'acheteur dans le cadre de transactions internationales, notamment qui est redevable des droits de douane et taxes applicables.

FedEx peut accompagner votre entreprise, notamment grâce à notre plateforme de devis pour obtenir un tarif de dernière minute. Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez consulter nos services d'expédition de fret.