Diriger une petite entreprise n'est pas de tout repos. Vous avez parfois l'impression de jongler entre un million de tâches et de porter plusieurs casquettes, tout en faisant en sorte que tout se déroule au mieux. Les inefficacités, aussi déplorables qu'elles soient, peuvent survenir à tout moment et sembler inévitables.

Il ne s'agit pas seulement d'un allongement du temps de travail ou de chaînes d'e-mails encore plus longues. Selon le cabinet d'études International Data Corporation (IDC), l'inefficacité peut coûter aux entreprises entre 20 et 30 % de leur chiffre d'affaires annuel.¹ Ce qui représente un vrai coup dur pour votre activité et dont l'explication est à chercher dans des processus lents, obsolètes ou tout simplement non optimisés.

Mais tout n'est pas perdu ! Il est possible de repérer et de corriger ces inefficacités. Vous trouverez ci-dessous trois pistes pour les identifier, mettre en œuvre des solutions et doter votre entreprise de méthodes de travail plus efficaces.

La première étape consiste à identifier les inefficacités. Si chaque entreprise fonctionne différemment, il existe cependant des signaux d'alarme communs à surveiller.

Soyez attentif à la faible satisfaction de vos clients : au Royaume-Uni, un mauvais service Clients engendre une perte de productivité équivalente à 11,4 milliards de livres sterling par mois.² Analysez les plaintes les plus fréquentes afin d'identifier les procédures internes qui ne répondent pas aux besoins de vos clients – s'agit-il de délais de livraison trop longs, d'erreurs de commande ou d'un manque de communication, par exemple ?

Faites attention à l'escalade des coûts : s'ils augmentent alors que votre production reste inchangée, c'est sans doute le signe qu'une inefficacité s'est glissée quelque part. Cela peut également s'expliquer par une hausse de coûts divers – du prix de l'énergie et des matières premières à l'emballage et à l'expédition³. Quoi qu'il en soit, il est primordial d'analyser les dépenses inutiles et de mettre en œuvre des mesures efficaces de contrôle des coûts, telles que la modification de la stratégie d'achat et d'inventaire afin de l'aligner le plus possible sur la demande.⁴

Soyez à l'écoute de vos employés : prenez au sérieux leurs plaintes concernant les tâches répétitives, une communication insuffisante et un manque de formation. La culture d'entreprise positive n'est pas du tout anodine : lorsque vos effectifs sont heureux, ils sont 13 % plus productifs mais lorsqu'ils sont désengagés, ils peuvent réduire la rentabilité de l'entreprise de 15 %.⁵

Investir dans l'identification et l'optimisation de vos processus – en termes financiers, de temps ou d'efforts – peut s'avérer très rentable au fur et à mesure que les inefficacités diminuent.

Investissez dans les technologies appropriées et adoptez des solutions automatisées : les technologies évoluent rapidement, et l'utilisation de logiciels ou d'équipements obsolètes peut nuire à la productivité – près d'un tiers des employés en Europe déclarent ne pas disposer des technologies nécessaires pour bien faire leur travail.⁶ Il arrive que l'on s'obstine à utiliser un système existant alors qu'il ne répond plus à une nouvelle réalité, parce que l'on a beaucoup investi dans son acquisition et sa mise en place. Or, acquérir de nouveaux logiciels, des équipements ou des solutions basées sur le cloud, permet de rationaliser vos processus, d'améliorer la communication et les capacités d'analyse de données.

Il existe de nombreuses solutions technologiques et automatisées qui ont été conçues pour aider spécifiquement les petites entreprises. Par exemple, les logiciels en tant que service (SaaS) et les outils « sans code » peuvent faciliter la transition des systèmes existants pour les entreprises ayant peu de capital à investir au départ, ou manquant d'expertise technique en interne.⁷

Exploitez les données : les dernières technologies et les solutions automatisées les plus efficaces s'appuient sur les données. Celles-ci, plus vous en avez – et surtout, mieux vous les comprenez – vous permettront de réaliser de nouveaux gains d'efficacité. Si vous ne l'avez pas encore fait, mettez en place des outils d'analyse de données qui vous aideront à suivre les performances, à identifier les tendances et à prendre des décisions fondées sur les données afin d'optimiser vos processus.

Simplifiez les processus opérationnels et responsabilisez vos employés : la rationalisation de vos processus permettra à votre entreprise d'être plus agile et plus réactive. Mais il convient d'abord d'évaluer la situation actuelle afin d'éliminer d'éventuelles étapes et de combiner ou de consolider certaines tâches. Même les petites entreprises peuvent découvrir que leur manière de travailler comporte des complexités inutiles. Identifiez l'objectif final, analysez les processus et continuez à tester et à affiner jusqu'à ce que vous trouviez ceux qu'il vous faut.⁸

Favorisez les retours d'information : créez un environnement où les employés se sentent suffisamment en confiance pour donner leur avis sur les processus existants. Organisez régulièrement des réunions et des ateliers pour trouver de nouvelles idées d'amélioration.⁹

Adaptez-vous à un monde en mutation : le contexte économique est en constante évolution et les défis qu'il soulève comportent aussi des opportunités à saisir pour prendre une longueur d'avance sur la concurrence. Encouragez vos équipes à se tenir informées sur les dernières tendances du secteur et les nouvelles technologies^.10

Saluez les succès : si vos employés proposent de nouvelles idées permettant des gains d'efficacité, félicitez-les et récompensez-les. La reconnaissance est toujours appréciée car chacun souhaite avoir le sentiment de faire la différence. Elle incite aussi à poursuivre dans cette voie – et à contribuer à de nouvelles économies d'efficacité.¹¹