Pour les dirigeants d’entreprise, le temps est l’une des ressources les plus précieuses, mais aussi l’une des plus difficiles à gérer. Avec des demandes incessantes qui requièrent leur attention, les journées semblent toujours trop courtes.

En effet, une étude récente montre que plus de la moitié des entrepreneurs et chefs d’entreprises européens perdent plus de 40 % de leur temps dans des tâches administratives. Plus de 1 sur 10 déclare que l’administratif occupe plus de 80 % de leur temps¹. Ce constat montre à quel point il peut être difficile de consacrer suffisamment de temps à d’autres aspects essentiels de la gestion et du développement d’une entreprise.

Trouver des solutions pour gagner en efficacité est donc essentiel : non seulement pour garder le contrôle sur vos tâches, mais aussi pour réduire le stress et faciliter la gestion du travail. La productivité ne se résume pas uniquement à accomplir plus de tâches. Il s’agit de travailler de manière plus intelligente, de faire abstraction des distractions et de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Vous commencez la journée avec un plan en tête, mais en moins de temps qu’il ne faut pour le dire, vous voici submergé d’e-mails, de réunions et de demandes de dernière minute. Les tâches les plus importantes sont repoussées à plus tard, ce qui se traduit souvent par jamais. Cette situation vous dit quelque chose ? Alors les blocs de temps sont faits pour vous. En structurant la journée en périodes de concentration dédiées, vous réduisez les distractions et avancez davantage sur vos priorités².

L’un des moyens d’y parvenir consiste à adopter la technique Pomodoro, qui allie concentration profonde et pauses régulières³. Au lieu de travailler pendant de longues périodes non structurées, divisez votre temps en sessions de travail faciles à respecter, ce qui vous aide à rester productif sans vous sentir épuisé en fin de journée.

Une autre approche consiste à regrouper des tâches similaires dans un seul bloc, comme répondre aux e-mails ou appeler des clients. Cette stratégie minimise les changements de contexte et aide à maintenir l’efficacité tout au long de la journée⁴.

Plan d’action

Commencez par écrire tout ce qui figure sur votre to-do liste. Ensuite, passez en revue chaque tâche et posez-vous deux questions : est-ce urgent ? Est-ce important ? En fonction de vos réponses, classez chaque tâche dans l’une des quatre catégories de votre matrice Eisenhower :

Urgent et important : à traiter en priorité

Ces tâches ont des échéances imminentes. Les ignorer entraînera des conséquences. Traitez-les en premier pour éviter le stress de dernière minute.

Important, mais non urgent : à planifier

Ces tâches font avancer votre entreprise, mais n’ont pas besoin d’être effectuées dans l’immédiat. Bloquez du temps dans votre planning pour éviter qu’elles ne soient oubliées.

Urgent, mais non important : à déléguer

Ces tâches demandent de l’attention, mais n’exigent pas votre expertise. Déléguez-les à quelqu’un d’autre ou automatisez-les autant que possible.

Non urgent et non important : à abandonner

Ces tâches prennent du temps sans ajouter de réelle valeur. Abandonnez-les pour vous concentrer sur des projets plus importants.

Plan d’action

Repérez les tâches répétitives :

Identifiez les tâches administratives que vous effectuez le plus souvent, comme le traitement des factures, le suivi des dépenses ou la gestion des salaires des employés. Ces éléments sont parfaits pour l’automatisation.

Lancez-vous progressivement :

Commencez par choisir une ou deux tâches à automatiser, comme la configuration de factures récurrentes ou l’utilisation de modèles pour des formulaires standards. Analysez les résultats avant d’aller plus loin.

Trouvez les bons outils :

Recherchez un logiciel qui s’intègre à vos systèmes existants. Les outils de comptabilités peuvent générer des factures et rapprocher les paiements, les outils de suivi des dépenses peuvent enregistrer automatiquement les reçus, et les systèmes de paie peuvent calculer les salaires et déclarer les impôts.

Vérifiez vos stratégies et ajustez-les :

Révisez régulièrement vos processus automatisés pour vous assurer qu’ils fonctionnent comme prévu. Ajustez les paramètres, explorez de nouvelles fonctionnalités et continuez à améliorer l’efficacité.

Dire « non » n’est pas toujours facile, surtout lorsque de nouvelles opportunités et demandes continuent de se présenter. Mais en acceptant toujours tout, vous risquez d’être débordé. Par conséquent, il sera plus difficile de vous concentrer sur l’essentiel. Sans limites claires, vous prenez le risque de vous éparpiller.

C’est pourquoi il est aussi important pour votre entreprise que pour vous-même de savoir quand dire « non ».