Votre facture commerciale fournit toutes les informations nécessaires pour permettre la réalisation du dédouanement. Vous devez donc impérativement la remplir correctement. Souvenez-vous que les descriptions des marchandises doivent être précises et en anglais, les valeurs doivent être fidèles à la réalité, les quantités doivent apparaître et les particularités de chaque article doivent être incluses. En fournissant le code du Système harmonisé (SH), vous vous assurez que la description des marchandises est comprise dans tous les pays.

En principe, nous avons toutes les informations dont nous avons besoin à l’avance. Lorsque nous devons demander plus d’informations, plus vite nous les recevons, moins le retard aux douane sera élevé. Il peut être intéressant d’en parler avec vos clients. Parfois, nous devons les contacter pour obtenir des informations. Les obtenir rapidement peut être nécessaire pour garantir une livraison réussie.

Même si vos marchandises sont des échantillons, des prototypes, des cadeaux ou qu’elles ne sont pas à vendre, les autorités douanières doivent tout de même connaître leur valeur. Si cette information est manquante sur les documents, cela peut engendrer un retard. La valeur que vous fournissez doit être :

• la valeur de la transaction (payée par l’utilisateur final) ;
• la valeur commerciale des marchandises si la valeur de la transaction est inconnue ;
• la somme dépensée pour produire les marchandises si la valeur commerciale est inconnue.

Assurez-vous à l’avance que vos marchandises sont conformes. Vous devez vérifier que vos produits respectent les normes requises dans le pays de destination et que les articles que vous importez ne sont pas interdits dans ce pays.

Ils peuvent avoir à payer des droits de douane lorsque le colis arrive ou fournir davantage de documents ou d’informations. S’assurer qu’ils en ont conscience à l’avance est essentiel (ils doivent notamment savoir quels frais peuvent être demandés). On utilise les Incoterms pour résumer ce qui a été convenu entre l’expéditeur et le destinataire. Ces Incoterms doivent être inclus sur votre facture commerciale.

Cela peut aider à réduire le risque de retenue et de retards aux douanes, mais ce n’est pas tout. Certaines marchandises peuvent être éligibles à des procédures douanières spéciales ou même à des droits de douane réduits. Ces exceptions comprennent des expéditions envoyées comme cadeaux, retours, réparations, échantillons ou marchandises à tester. Si la raison de l’expédition n’est pas inscrite, le destinataire pourrait avoir à payer des droits de douane plus élevés que ceux nécessaires.

Certaines expéditions nécessitent des documents spéciaux afin de permettre l’exportation depuis leur pays d’origine ou l’importation vers leur pays de destination (par exemple, un certificat d’origine, une licence CITES pour les marchandises pouvant provenir d’espèces menacées, ou un certificat du processus de Kimberley pour les diamants inconnus). Dans certains cas, les marchandises expédiées peuvent être règlementées ou interdites, c’est pourquoi il est important que vous fassiez vos recherches en amont.

Il est important que les informations que vous inscrivez sur la facture commerciale, le bordereau d’expédition et tout autre document d’expédition soient cohérentes. Des écarts, même d’apparence insignifiants, peuvent entraîner des retards aux douanes. Assurez-vous, par exemple, que les articles et les valeurs totales correspondent sur la facture commerciale et le bordereau d’expédition.

Envoyer vos marchandises dans un emballage qui n’est pas adapté peut entraîner des retards. Par exemple, si l’emballage se déchire, des pièces de l’expédition peuvent se perdre ou être endommagées, causant ainsi des problèmes avec les services douaniers. De même, si les documents ne sont pas correctement fixés à l’expédition, certains documents importants peuvent se perdre et causer à nouveau un retard potentiel. Assurez-vous toujours d’utiliser le bon emballage pour les marchandises expédiées.

En transmettant électroniquement vos documents douaniers, vous permettez ainsi un processus de dédouanement plus simple. Notre solution simple, fiable et efficace vous permet d’éviter les retards en douane, de respecter les délais de livraison de vos colis internationaux et de réduire la documentation à imprimer.

Vous avez besoin d'aide concernant l'une de ces étapes ? Ou vous souhaitez obtenir davantage d'informations pour préparer votre envoi et assurer un dédouanement efficace ? Vous trouverez toutes les réponses à vos questions sur Shipping Channel.