Comment compléter un bordereau d’expédition
Si vous expédiez des marchandises à l'international, vous devez fournir un bordereau d’expédition. Ce document fait office de contrat entre l'expéditeur et le transporteur. Il est donc important de veiller à la clarté et à l'exactitude des informations indiquées. Découvrez quelles sont les informations à fournir et comment remplir correctement les documents.
Qu'est-ce qu'un bordereau d’expédition ?
Un bordereau d'expédition, également dénommé lettre de transport, est un contrat conclu entre l'expéditeur et le transporteur. Il contient des informations essentielles pour l'expéditeur. Il sert également à suivre l'envoi.
Les informations doivent-elles être saisies à l'ordinateur ou puis-je remplir le bordereau d'expédition à la main ?
Mieux vaut compléter le bordereau d’expédition électroniquement, pour une meilleure lisibilité. Si vous devez le compléter à la main, assurez-vous que toutes les copies sont lisibles. Votre transporteur pourra ainsi procéder à la livraison sans difficulté.
Quelles informations dois-je fournir ?
Étape 1 : indiquez vos coordonnées
- Date
- Le numéro de compte
- Nom de la société
- Numéro de téléphone
- Adresse complète
- Numéro de TVA ou identifiant fiscal
Si l'adresse d'enlèvement est différente, indiquez-la.
Étape 2 : indiquez les coordonnées du destinataire
- Nom
- Numéro de téléphone
- Numéro d'identifiant fiscal
De même, si l'adresse de livraison est différente, indiquez l'adresse et les coordonnées du contact. Les adresses de boîtes postales sont acceptées dans certains pays.
Étape 3 : renseignez les données de l'envoi
- Nombre de colis
- Type de colis
- Poids et dimensions
S'il s'agit d'un envoi à l'international :
Si vous expédiez des marchandises dangereuses, vous devez le déclarer.
Étape 4 : sélectionnez un service d'expédition
De nombreuses options sont disponibles : livraison le lendemain, avant 10h, le samedi, etc.
Étape 5 : complétez ensuite la section relative à la facturation
Cette section permet d'indiquer la partie en charge des frais de transport. Si ces frais sont à votre charge, ajoutez votre numéro de compte. S'ils sont à la charge du destinataire, indiquez son numéro de compte après avoir obtenu son accord.
Étape 6 : signez
Enfin, le bordereau d’expédition doit être signé par vous-même ou par un représentant de votre entreprise.
Dois-je fournir d'autres informations ?
Il peut également s'avérer utile d'ajouter une liste de colisage contenant une description des marchandises. Dans ce cas, insérez la liste dans le colis.
Ce site Internet regroupe toutes les informations nécessaires en matière d'expédition. Si vous n'êtes pas certain(e) des exigences applicables à vos envois, veuillez consulter votre transporteur. N'oubliez pas de vérifier les règles et réglementations applicables dans les pays d'importation et d'exportation avant de réaliser vos envois. Les sites Internet des autorités de chaque pays publient des informations détaillées à ce sujet.
