La facture commerciale est le principal document utilisé par la plupart des services de douane étrangers pour réaliser les contrôles à l’importation, estimer la valeur des marchandises et calculer les droits de douane applicables.

En tant qu’exportateur de l’envoi, vous êtes tenu de fournir une facture commerciale. Elle sert de base à tous les autres documents d’expédition internationale, aussi est-il conseillé de remplir ce document en premier. Les agents des douanes utilisent la facture commerciale (de même que tout autre document requis pour votre expédition) pour traiter votre envoi. Il est donc important de vous assurer que toutes les informations fournies sont complètes et correctes.

La facture commerciale doit être remplie en anglais. Les informations indiquées dans les autres documents d’expédition internationale, notamment l’étiquette d’expédition, doivent être cohérentes avec les données de la facture commerciale. Si votre entreprise ne dispose d'aucun modèle de facture commerciale, vous pouvez télécharger le nôtre au format PDF modifiable, en cliquant sur le lien ci-dessous.

En transmettant votre documentation douanière électroniquement via Fedex^® Electronic Trade Documents (ETD), vous évitez les retards aux douanes. Pour démarrer, vous n’avez que quelques étapes simples à suivre.

La facture commerciale est exigée pour toutes les expéditions de marchandises à l’international (à l'exception des envois entre pays membres de l'UE). En d’autres termes, elle est requise pour toute expédition internationale présentant une valeur commerciale. La plupart des envois hors documents sont classés comme des expéditions de marchandises.

Suivez les étapes suivantes pour compléter la facture commerciale :
 

1. Bordereau d’expédition international

Saisissez le numéro du bordereau d’expédition international FedEx, notre principale référence pour votre envoi.

2. Références d'exportation (c.-à-d. le numéro de commande, le numéro de facture, etc.)

Les douanes exigent systématiquement un numéro de facture

3. Expéditeur / Exportateur

Renseignez les nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail de l’exportateur ainsi que son numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification) et son numéro de TVA/identifiant fiscal.Veuillez noter que l'expéditeur est le propriétaire des marchandises et que son adresse ne correspond pas nécessairement à l'adresse d'enlèvement.

4. Destinataire / Importateur

Complétez les nom, adresse et numéro de téléphone de l'importateur ainsi que son numéro EORI ou identifiant fiscal.

5. Importateur – si différent du destinataire

Si l'envoi est traité par un importateur qui n'est pas le destinataire, veuillez indiquer ses nom, adresse et numéro de téléphone.

6. Description détaillée des marchandises

Il est indispensable de faire figurer une description détaillée du contenu de l'envoi afin d'en faciliter le dédouanement. Les descriptions inexactes ou imprécises constituent l'une des principales causes des retards en douane. Par conséquent, pour accélérer les formalités douanières, veillez à être cohérent et à reporter la même description détaillée sur tous les documents.

La description doit répondre aux questions suivantes :

• De quoi s'agit-il ?
• Quelle est la quantité ?
• Quelle est la composition ?
  
• Quelle est l'utilisation prévue ?

Remarque : chaque type de marchandise nécessite une description distincte. Par exemple, si vous expédiez 15 pulls identiques et 30 paires de baskets identiques, vous devrez faire figurer deux descriptions différentes : l'une pour le groupe de pulls et l'autre pour le groupe de chaussures.

N'oubliez pas de renseigner la composition précise des marchandises, par ex. 80 % de coton et 20 % de polyester. Par ailleurs, vérifiez si d'autres documents sont obligatoires. Aux États-Unis, par exemple, le formulaire Footwear Declaration est exigé pour l'importation de chaussures.

Exemples :

Veillez à préciser le code SH (Système Harmonisé), afin que la description des marchandises soit comprise par les autorités de n’importe quel pays.

Fedex International Shipping Assist peut vous aider à identifier rapidement et précisément le code SH de vos marchandises.

7. Pays/territoire de fabrication

Renseignez le pays/territoire dans lequel chacune des marchandises de votre envoi a été fabriquée ou produite à l'origine. Si votre envoi contient de multiples marchandises fabriquées dans divers pays/territoires, veuillez indiquer chaque pays/territoire de fabrication en regard de la description de chaque produit.

8. Valeur unitaire

Une valeur unitaire exacte doit être indiquée, même si les marchandises expédiées n'ont aucune valeur transactionnelle. Si votre envoi contient de multiples marchandises ayant des valeurs différentes, veuillez indiquer la valeur correspondante en regard de la description de chaque produit.

9. Définissez le poids adéquat de votre envoi

Il est capital, et obligatoire pour les services de sécurité et de douane, d’indiquer le poids exact de l’envoi sur le bordereau d’expédition aérienne et la facture commerciale. Vous devez indiquer le poids brut et le poids net pour chaque article, l’unité de mesure (p. ex. kg), ainsi que la quantité (p. ex. 4 articles).

Remarque : votre envoi fera l’objet de plusieurs scans au cours de son acheminement, notamment de poids et de dimensions. En cas d’écarts, ces données peuvent être ajustées et votre facture d’expédition peut refléter les changements. L’indication d’un poids incorrect peut entraîner des frais de transport plus élevés que prévu.

10. Indiquez la raison de l’envoi

Cela peut aider à réduire le risque de retenue et de retards aux douanes, mais ce n’est pas tout. Certaines marchandises peuvent être éligibles à des procédures douanières spéciales ou même à des droits de douane réduits. Ces exceptions comprennent des expéditions envoyées comme cadeaux, retours, réparations, échantillons ou marchandises à tester. Si la raison de l’expédition n’est pas inscrite, le destinataire pourrait avoir à payer des droits de douane plus élevés que ceux nécessaires.

Si vous le connaissez, n’oubliez pas de mentionner votre code de procédure douanière, qui nous permettra d'adapter le processus dédouanement en conséquence.

11. Ajoutez le bon Incoterm®

Les Incoterms® désignent les « International Commercial Terms », qui correspondent à des conditions commerciales prédéfinies, publiées par la Chambre de commerce internationale (ICC) et utilisées dans le cadre du droit du commerce international.

Il s'agit d'un ensemble d’abréviations utilisées pour déterminer la partie responsable du risque à chaque étape de l’envoi, c'est-à-dire la partie qui assumera la responsabilité en cas de perte ou d’endommagement de l’envoi et dont l’assurance couvrira éventuellement le sinistre.

12. Facturation des droits de douane et taxes

Les droits de douane, taxes et frais pour débours seront facturés par défaut au destinataire, sauf si l’expéditeur coche l’option « Facturer l’expéditeur » sur le bordereau d’expédition. Si le destinataire refuse le colis ou le paiement, l’expéditeur sera finalement responsable des droits de douane, taxes et frais calculés relativement à l’envoi.

13. Vérifiez si toutes les marchandises sont éligibles à l’exonération des droits de douane au point de destination

En fonction du pays de destination, vos marchandises peuvent être exonérées des droits de douane sur place. L’UE et le Royaume-Uni ont conclu plusieurs Accords de libre-échange (FTA) qui prévoient une exonération des droits de douane pour les envois expédiés vers un pays tiers. Pour en bénéficier, il vous sera probablement demandé de remplir un document supplémentaire ou de déclarer l’origine de vos marchandises sur votre facture commerciale.

14. Signature

Avant de signer la déclaration, assurez-vous que toutes les informations correspondent à celles mentionnées sur le bordereau d’expédition. Veuillez placer la facture commerciale originale et deux exemplaires dûment signés sur le colis ainsi que le bordereau d’expédition.