Les documents de douane requis pour les envois de e-commerce

Si vous souhaitez offrir des livraisons rapides et respecter les délais annoncés, veillez à préparer correctement les documents qui accompagneront vos envois internationaux. Vous vous demandez comment vous assurer que vous disposez des documents appropriés et que ceux-ci sont remplis correctement ? Répondons ensemble à toutes vos questions.

Pourquoi les documents de douane sont-ils si importants ?

Votre boutique de T-shirts en ligne fait fureur. Un client situé sur un autre continent vient de vous acheter un article, et vous devez désormais le lui envoyer. Pour lui parvenir, le T-shirt doit voyager d'un pays à l'autre et être dédouané deux fois sur son trajet. Si vos documents ne répondent pas aux exigences strictes établies par les autorités douanières, votre colis pourrait être retardé, renvoyé, voire saisi.

Veillez à bien préparer vos documents pour éviter tout problème logistique. Si cette démarche peut être fastidieuse au début, elle facilitera grandement vos procédures une fois que vous la maîtriserez. Découvrez ici les huit étapes à suivre.

Préparer vos documents de douane en huit étapes

1. Créez votre modèle de facture commerciale
2. Rédigez une description détaillée de vos marchandises
3. Classez vos marchandises avec le code SH approprié
4. Identifiez le pays de fabrication 
5. Renseignez-vous sur les éventuels droits de douane et taxes applicables, ainsi que les exonérations
6. Choisissez les Incoterms®
7. Respectez les réglementations applicables au produit
8. Préparez vos documents

1. Créez votre modèle de facture commerciale

La facture commerciale est un document d'expédition clé qui accompagne chaque envoi. Vous pouvez obtenir un modèle auprès de votre transporteur, mais le format pourrait ne pas correspondre à vos exigences personnelles ou ne pas être accepté par les autorités douanières dans certains pays (un en-tête de société est parfois requis). 

La solution la plus courante consiste à créer vous-même votre facture commerciale. En créant votre propre modèle, vous pouvez prévoir uniquement les champs qui sont applicables à votre envoi. Veillez à intituler ce document « facture commerciale » (certaines autorités refusent les factures transmises sous un autre nom, tel que « facture proforma »).

Champs clés à prévoir dans votre facture commerciale :

• Titre du document : « facture commerciale »
  
• En-tête, logo ou marque de votre entreprise
  
• Nom, adresse et coordonnées de votre entreprise (expéditeur)
  
• Nom, adresse et coordonnées du destinataire
  
• Numéro d'expédition (numéro de bordereau d’expédition ou de suivi fourni par le transporteur)
  
• Incoterms® applicables à l'envoi
  
• Motif de l'exportation / utilisation finale du produit (par ex. vente, consommation, achat de e-commerce)
  
• Date
  
• Code SH
  
• Description des marchandises
  
• Quantité/nombre d'articles (utilisez des unités de mesures standard)
  
• Valeur des marchandises (prix de vente pour les envois de e-commerce)
  
• Coûts d'expédition et d'assurance 
  
• Poids de l'emballage (net et brut)
  

Détails supplémentaires que vous devez/souhaitez inclure :

• Numéro de facture
  
• Déclaration d'origine
  
• Droits de douane et taxes applicables à l'envoi
  
• Pays d’origine ou coordonnées du fabricant
  
• Remarques du client lors de l'achat en ligne
  
• Signature (la vôtre ou celle d'un représentant de votre entreprise)
  
• Informations utiles à destination des autorités de réglementation (par ex. numéros EORI, TVA, EIN ou SSN, ou équivalent)
  

2. Rédigez une description détaillée de vos marchandises

La description des marchandises sur la facture commerciale est essentielle : elle permet aux autorités douanières d'évaluer correctement les marchandises, de vérifier la classification avec le code SH et de déterminer le montant exact des droits de douane et taxes applicables à l'envoi.

La description doit être correcte et détaillée, et correspondre au code SH mentionné. Les descriptions ambiguës telles que « cadeau » ou « noix » peuvent amener les autorités douanières à suspendre l'envoi ou à facturer des frais supplémentaires (par ex. frais de stockage) en attendant de recevoir une description appropriée.

La description des marchandises contient généralement les informations suivantes :

• Une description de base (par ex. T-shirt unisexe avec dessin en forme d'écran imprimé à l'avant)
  
• Les matériaux et/ou la composition du produit (par ex. 100 % coton biologique, jersey)
  
• La quantité et une description de l'emballage (par ex.  T-shirt, emballé individuellement)
  
• Le pays de fabrication (par ex. Italie)
  
• La valeur des marchandises (par ex. 80 € - prix de vente payé par le client)
  

3. Classez les marchandises avec le code SH approprié

Le code SH est un code d’article international utilisé mondialement pour catégoriser les produits. Il est habituellement composé de 8 à 10 chiffres : les six premiers chiffres sont identiques dans tous les pays du monde, tandis que les derniers chiffres dépendent du pays de destination. Pour un T-shirt unisexe en coton par exemple, le code SH sera 61091000. N'oubliez pas de toujours faire figurer le code SH sur votre facture commerciale.

Vous pouvez demander de l'aide à votre transporteur pour classifier votre catalogue de produits avec les codes SH appropriés. Vous aurez besoin d'informations concernant l'origine de vos produits, leur fabrication et leur composition. Certaines nuances, aussi subtiles soient-elles, peuvent vous amener à choisir un code différent, aussi soyez vigilant. Par exemple, des chaussures en cuir avec des semelles en cuir (640359) n'ont pas le même code que des chaussures en cuir avec des semelles en caoutchouc (640399).

4. Identifiez le pays de fabrication de vos marchandises

Le pays de fabrication doit figurer sur la facture commerciale. Il s'agit du pays où les marchandises ont été fabriquées ou du pays où la fabrication a été finalisée. Il peut être différent du pays d'expédition. Vous pouvez inclure cette information en ajoutant un champ « Pays d’origine » et/ou en indiquant le nom du fabricant ainsi que son adresse.

Parfois, vous devrez préciser le pays de fabrication afin que l'envoi soit exonéré des droits de douane en vertu d'un accord commercial. Nous abordons ce cas de figure dans la prochaine étape.

5. Renseignez-vous sur les éventuels droits de douane et taxes applicables, ainsi que sur les exonérations

Les marchandises pénétrant un nouveau pays peuvent être soumises à des droits de douane et des taxes. Ces frais s'appliquent également à de plus en plus d'envois de e-commerce. Veillez à vous renseigner sur les droits de douane et taxes applicables. Vous éviterez ainsi que des frais inattendus ne réduisent votre marge. Vous devrez également désigner la personne redevable de ces frais en choisissant les Incoterms® applicables. 

Grâce aux accords commerciaux internationaux en vigueur, votre produit pourrait être éligible à une exonération ou une réduction des droits de douane dans le pays de destination. Tout dépend du type de marchandises et du pays de fabrication. Consultez votre transporteur pour savoir si vos marchandises sont éligibles. Si oui, vous devrez le justifier en joignant une preuve d'origine à vos documents d'expédition. Cette preuve peut se présenter sous différentes formes, notamment :

• Une déclaration d'origine – en règle générale, il s'agit d'une mention standard ajoutée sur la facture commerciale
  
• Un certificat d’origine : ce document distinct est moins fréquemment demandé de nos jours

La déclaration d'origine

La déclaration d'origine, aussi appelée déclaration d'origine préférentielle, est une mention standard de quelques lignes figurant sur la facture commerciale. Le contenu du texte dépend du produit et de la destination. Vous pouvez le récupérer auprès de votre transporteur ou des autorités douanières locales. Si le texte ne correspond pas à la mention standard ou s'il n'apparaît pas sur la facture commerciale, la preuve d'origine sera refusée par les autorités douanières.

6. Précisez les Incoterms® applicables, tel que convenu avec le client

Les Incoterms® permettent de définir qui est redevable des coûts d'expédition, ainsi que des droits de douane et taxes applicables à un colis. En tant que vendeur, vous devez indiquer cette information sur votre site Internet (en règle générale, au moment du paiement) et sur la facture commerciale. Veillez à en informer clairement vos acheteurs afin d'éviter les abandons de paniers et les mauvaises expériences client. Les Incoterms® les plus fréquemment utilisés pour le e-commerce sont les suivants :

Livré droits payés (DDP)

Avec l'option DDP (frais à la charge du vendeur), vous devrez couvrir tous les frais vous-même. Vous pouvez facturer les droits de douane et taxes au client au moment de l'achat, puis les régler directement aux autorités douanières.

Delivered At Place (DAP)

Avec l'option DAP (frais à la charge du client), auparavant connue sous le nom Delivered Duty Unpaid ou DDU, le destinataire est redevable des droits de douane lorsque les marchandises arrivent dans son pays. Cette solution peut provoquer des retards en douane, notamment lorsque des droits de douane et taxes élevés doivent être collectés avant le dédouanement et la livraison d'un envoi.

7. Respectez les réglementations applicables au produit

En fonction des réglementations applicables à certains produits dans le pays de destination, des documents supplémentaires peuvent être nécessaires. Le cas échéant, vous devrez les joindre à votre envoi. Vous devrez éventuellement vous enregistrer auprès d'une autorité gouvernementale, déposer une demande de licence ou de permis, ou traduire l'étiquetage de vos produits dans la langue locale. 

Ces exigences s'appliquent notamment aux denrées alimentaires, médicaments, vêtements, appareils électroniques, jouets, et bien d'autres marchandises. Par exemple, si vous souhaitez expédier des chaussures aux États-Unis, vous devrez remettre aux autorités douanières américaines un formulaire spécial pour les chaussures. Contactez votre transporteur pour savoir quelles sont les autorités responsables des réglementations applicables à votre produit dans le pays de destination et connaître les documents à fournir.

8. Préparez vos documents

Une fois que vous aurez fait le point sur les documents requis, vous pourrez alors les créer ou les rassembler. Vous pourrez générer certains documents vous-même, notamment la facture commerciale. Cependant, d'autres documents devront être demandés auprès des autorités compétentes et transmis à votre transporteur, tel que le certificat d'origine ou le certificat CITES. 

La fréquence à laquelle vous devrez fournir les documents peut également varier. Certains documents devront être présentés une seule fois, lors du premier envoi d'un produit, tandis que d'autres devront accompagner chaque envoi. 

Documents au format papier

Si vous fournissez des versions papier de vos documents, veillez à joindre trois copies à votre colis. Attachez les originaux et un exemplaire des copies dans la pochette prévue à cet effet sur l'emballage extérieur de votre envoi. Donnez le troisième exemplaire directement au transporteur lors de l'enlèvement du colis.

Documents de douane au format digital

Depuis quelques années, les documents nécessaires au dédouanement sont de plus en plus souvent transmis par voie numérique. Ces versions digitales ou numérisées des documents sont envoyées aux autorités douanières lors de l'envoi du colis. En pratique, vous envoyez tous vos documents par voie électronique lorsque vous programmez un envoi avec votre transporteur. 

Accessibles partout et à tout moment, les documents électroniques peuvent contribuer à réduire les retards et permettent aux autorités douanières de dédouaner l'envoi avant même son arrivée. Certains vendeurs de e-commerce choisissent également cette option pour ne pas inonder le client de paperasse superflue. 

Cependant, tous les pays n'acceptent pas les documents dématérialisés. Les documents papier peuvent être nécessaires pour certains envois. Rapprochez-vous de votre transporteur pour savoir si les documents doivent être transmis par voie électronique ou au format papier, ou les deux. Selon les transporteurs, il est préférable d'opter pour les documents électroniques (dans la mesure du possible), tout en joignant un exemplaire papier à l'envoi.