La facture commerciale est le principal document utilisé par la plupart des services de douane étrangers pour réaliser les contrôles à l’importation, estimer la valeur des marchandises et calculer les droits de douane applicables.

En tant qu’exportateur de l’envoi, vous êtes tenu de fournir la facture commerciale. Étant donné qu’elle est la base de tout document d’expédition internationale, vous devez remplir ce document en premier. Les agents des douanes se servent de ce document (et de tout autre document requis par votre envoi) pour traiter votre envoi. Il est donc important de vous assurer que toutes les informations fournies sont complètes et correctes.

La facture commerciale doit être remplie en anglais. Les informations fournies sur d’autres documents d’expédition internationale, notamment l’étiquette d’expédition, doivent coïncider avec les informations fournies sur la facture commerciale. Si votre entreprise ne possède pas son propre modèle de facture commerciale, veuillez télécharger le nôtre au format pdf modifiable ci-dessous.

En transmettant votre documentation douanière électroniquement via Fedex^® Electronic Trade Documents (ETD), vous évitez les retards au niveau des services des douanes. Pour démarrer, vous n’avez que quelques étapes simples à suivre.

La facture commerciale est un document requis pour tous les envois de marchandises à l’international (sauf entre pays membres de l'UE). En d’autres termes, elle est requise pour n’importe quel envoi international présentant une valeur commerciale. La plupart des envois autres que document sont répertoriés comme étant des envois de marchandises.

Suivez les étapes suivantes pour compléter la facture commerciale :
 

1. Bordereau d’expédition international

Saisissez le numéro du bordereau d’expédition international FedEx, notre principale référence pour votre envoi.

2. Références d'exportation (c.-à-d. le numéro de commande, le numéro de facture, etc.)

Les douanes exigent systématiquement un numéro de facture

3. Expéditeur / Exportateur

Renseignez le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de l’exportateur, ainsi que son numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification) et son numéro de TVA/identifiant fiscal.Veuillez noter que l'expéditeur est le propriétaire des marchandises et que son adresse ne correspond pas nécessairement à l'adresse d'enlèvement.

4. Destinataire / Importateur

Complétez les nom, adresse et numéro de téléphone de l'importateur ainsi que son numéro EORI ou numéro d'identification fiscale.

5. Importateur – si différent du destinataire

Si l'envoi est traité par un importateur qui n'est pas le destinataire, veuillez indiquer ses nom, adresse et numéro de téléphone.

6. Description détaillée des marchandises

Il est indispensable de faire figurer une description détaillée du contenu de l'envoi afin d'en faciliter le dédouanement. Les descriptions inexactes ou imprécises constituent l'une des principales causes des retards en douane. Par conséquent, pour accélérer les formalités douanières, veillez à être cohérent et à reporter la même description détaillée sur tous les documents.

La description doit répondre aux questions suivantes :

• De quoi s'agit-il ?
• Quelle est la quantité ?
• Quelle est la composition ?
  
• Quelle est l'utilisation prévue ?

Remarque : chaque type de marchandise nécessite une description distincte. Par exemple, si vous expédiez 15 pulls identiques et 30 paires de baskets identiques, vous devrez faire figurer deux descriptions différentes : l'une pour le groupe de pulls et l'autre pour le groupe de chaussures.

N'oubliez pas de renseigner la composition précise des marchandises, par ex. 80 % de coton et 20 % de polyester. Par ailleurs, assurez-vous que d'autres documents ne sont pas obligatoires. Aux États-Unis par exemple, le formulaire Footwear Declaration est exigé pour l'importation de chaussures.

Exemples :

En ajoutant le bon code du Système Harmonisé (SH), vous vous assurez que la description des marchandises est comprise par les autorités de n’importe quel pays.

Fedex International Shipping Assist peut vous aider à identifier rapidement et précisément le code SH de vos marchandises.

7. Pays/territoire de fabrication

Renseignez le pays/territoire dans lequel chacune des marchandises de votre envoi a été fabriquée ou produite à l'origine. Si votre envoi contient de multiples marchandises fabriquées dans divers pays/territoires, veuillez indiquer chaque pays/territoire de fabrication en regard de la description de chaque produit.

8. Valeur unitaire

Une valeur unitaire exacte doit être indiquée, même si les marchandises expédiées n'ont aucune valeur transactionnelle. Si votre envoi contient de multiples marchandises ayant des valeurs différentes, veuillez indiquer la valeur correspondante en regard de la description de chaque produit.

9. Définissez le poids adéquat de votre envoi

Il est capital, et obligatoire pour les services de sécurité et de douane, d’indiquer le poids exact de l’envoi sur le bordereau d’expédition aérienne et la facture commerciale. Vous devez indiquer le poids brut et le poids net pour chaque article, l’unité de mesure (p. ex. kg), ainsi que la quantité (p. ex. 4 articles).

Remarque : votre envoi fera l’objet de plusieurs scans au cours de son acheminement, notamment de poids et de dimensions. En cas d’écarts, ces données peuvent être ajustées et votre facture d’expédition peut refléter les changements. L’indication d’un poids incorrect peut entraîner des frais de transport plus élevés que prévu.

10. Indiquez la raison de l’envoi

Cela peut aider à réduire le risque de retenue et de retards aux douanes, mais ce n’est pas tout. Certaines marchandises peuvent être éligibles à des procédures douanières spéciales ou même à des droits de douane réduits. Ces exceptions comprennent des expéditions envoyées comme cadeaux, retours, réparations, échantillons ou marchandises à tester. Si la raison de l’expédition n’est pas inscrite, le destinataire pourrait avoir à payer des droits de douane plus élevés que ceux nécessaires.

Si vous le connaissez, n’oubliez pas d’inclure votre code de procédure douanière. Nous pouvons ainsi savoir quelle est la bonne procédure de dédouanement que vous souhaitez nous voir utiliser.

11. Ajoutez le bon Incoterm®

Les Incoterms®, ou contraction de l’expression anglaise International Commercial Terms, sont une série de termes commerciaux prédéfinis publiés par la Chambre de commerce internationale (ICC) se rapportant au droit de commerce international.

C’est un ensemble d’abréviations utilisées pour déterminer qui est en charge du risque lié à l’envoi. Le mot risque représente la responsabilité de la perte ou de l’endommagement de l’envoi. Elle désigne donc l’assurance de la personne pouvant être sollicitée en cas de réclamation.

12. Facturation des droits de douane et taxes

Les droits de douane, taxes et frais pour débours seront facturés par défaut au destinataire, sauf si l’expéditeur coche l’option « Facturer l’expéditeur » sur le bordereau d’expédition. Si le destinataire rejette l’envoi ou refuse de payer, l’expéditeur est alors ultimement responsable des droits de douane, taxes et frais évalués sur l’envoi.

13. Vérifiez si toutes les marchandises sont éligibles à l’exonération des droits de douane au point de destination

En fonction du pays de destination, vos marchandises peuvent être exonérées des droits de douane dans le pays. L’UE et le Royaume-Uni possèdent un réseau d’Accord de libre-échange (FTA) permettant une exonération des droits de douane vers un pays tiers. Pour en bénéficier, il vous sera probablement demandé de remplir un document supplémentaire ou d’ajouter une déclaration prouvant l’origine de vos marchandises sur votre facture commerciale.

14. Signature

Avant de signer la déclaration, assurez-vous que toutes les informations correspondent à celles mentionnées sur le bordereau d’expédition. Veuillez placer la facture commerciale originale et deux exemplaires dûment signés sur le colis ainsi que le bordereau d’expédition.