3 conseils pour rester à la pointe de la performance

Une communication étroite est essentielle pour garantir la fluidité des procédures d'expédition, mais préparez-vous également à faire face à des perturbations inattendues grâce à des fournisseurs et transporteurs de secours, ainsi qu'à un suivi efficace de vos clients.

La prochaine période de pic d'activités arrive à grands pas et, même si elle est synonyme d'opportunités pour de nombreuses entreprises, elle peut apporter son lot de difficultés de toutes tailles et de toutes formes.

Maîtriser une charge de travail intense, répondre aux exigences plus élevées des consommateurs et gérer efficacement les équipes de façon à préserver leur motivation : les entreprises doivent relever de nombreux défis pendant les périodes de forte activité.

Pourtant, c'est également en ces périodes qu'il est le plus important de maintenir un niveau de performances élevé. Répondre à ces exigences supplémentaires pourrait être la clé pour sortir du lot une fois l'effervescence retombée.

Dans ces conditions, comment assurer des services cohérents et de qualité tout en gardant la tête froide ? Inspirez-vous de nos idées pour vous assurer que votre entreprise pourra faire face à toutes les éventualités.

Les prévisions sont votre allié. De l'analyse de votre historique de ventes (et des commandes que vous n'avez pas pu honorer) au suivi des événements macroéconomiques et des tendances du marché, de nombreux outils sont disponibles et permettent d'évaluer la demande de façon suffisamment précise pour éviter les ruptures (et les excédents) de stock aux périodes cruciales ¹.

Il existe de nombreuses méthodes de prévision. Il vous faut choisir qui convient le mieux à votre entreprise en fonction des données et des ressources dont vous disposez. Le plus important est peut-être simplement d'effectuer des prévisions. En effet, selon une étude, les deux tiers des entreprises ne disposent pas de système de prévision formalisé ².

Aussi, la planification de la demande ne se limite pas à la prévision des ventes. Au vu des chiffres disponibles, demandez-vous s'il est nécessaire d'augmenter les capacités de votre entreprise, notamment grâce à des réserves ou à des espaces d'entreposage supplémentaires. Collaborez avec vos fournisseurs pour vous assurer qu'ils sauront répondre à vos besoins en matière de stock et de production, car ils risquent aussi d'être plus sollicités que d'habitude.

Il est également conseillé de prévoir un plan d'urgence. De cette façon, en cas d'imprévu (notamment en cas d'indisponibilité de votre site Internet, de problèmes d'approvisionnement ou d'un manque de personnel), vous saurez déjà ce qu'il faut faire.

Enfin, gardez à l'esprit que la planification n'implique pas seulement des stratégies à long terme. Les planifications à court terme (organiser votre temps le plus efficacement possible en période de forte activité, par exemple) sont aussi très utiles. Selon certaines études, le fait de consacrer 10 à 12 minutes à la planification de votre journée peut vous faire gagner jusqu'à deux heures de temps, qui seraient autrement perdues ³.

Il est impératif de disposer du nombre adéquat de salariés et, si votre entreprise fonctionne efficacement pendant les autres périodes de l'année, vous devrez éventuellement embaucher du personnel temporaire pour les périodes plus intenses. Identifiez les compétences dont vous avez besoin, préparez des plans de formation et d'intégration si nécessaire, et gardez à l'esprit qu'il vous faudra plus de temps pour trouver les profils dont vous avez besoin aux périodes où les travailleurs flexibles sont les plus recherchés ⁴.

Pour les salariés existants, il peut être judicieux de compléter leurs formations dans des domaines clés, tels que le dédouanement et l'emballage, mais aussi de veiller à ce qu'ils puissent intervenir dans ceux avec lesquels ils ne sont pas familiers durant les périodes de forte activité ⁵. Ici aussi, il est essentiel de tenir compte de la gestion du temps. Une mauvaise gestion peut entraîner une baisse de la productivité (sans parler d'un niveau de stress plus élevé et d'une augmentation des coûts) ⁶. En période de forte activité, il est d'autant plus important de garder le contrôle.

Vous devez également être attentif aux éventuelles pressions accrues exercées sur vos équipes et réfléchir à des solutions pour leur simplifier la tâche, tout en respectant vos plannings opérationnels. Si possible, proposez des horaires flexibles ou autorisez le télétravail afin de réduire le stress ⁷.

Ne vous oubliez pas non plus dans l'équation. Selon une étude, près de 70 % des dirigeants d'entreprise sont anxieux à l'occasion du Black Friday, et 64 % d'entre eux sont angoissés par la période de Noël.⁸ Même si cela peut sembler être le prix à payer, ne prenez pas ce problème à la légère : 46 % des dirigeants estiment que le stress et les problèmes de santé mentale ont des répercussions sur la réussite de leur entreprise ⁹.

La planification et l'organisation sont essentielles pendant et après les périodes de forte activité. Assurez-vous que votre gestion des stocks (y compris l'expédition et les emballages) est alignée sur vos prévisions de ventes. Cela vous permettra d'ajuster vos niveaux d'inventaire pour traiter efficacement vos commandes et à prendre des décisions éclairées en matière de réapprovisionnement ¹⁰.

Au sein des grandes entreprises, le service marketing doit également se coordonner avec l'équipe en charge du traitement des commandes. Il ne sert à rien de stimuler les ventes si vous n'êtes pas en mesure de les honorer. Il est donc essentiel d'élaborer des plans marketing alignés avec vos planifications logistique et d'inventaire ¹¹.

Soyez conscient des suppléments liés à une forte demande que vos transporteurs pourraient appliquer en période de forte activité et vérifiez les dates limites d’enlèvement en fonction d’événements particuliers. Ainsi, vous éviterez les ruptures de stock pour les produits essentiels ou de décevoir vos clients non avertis.¹²

La plupart de ces conseils reposent sur une communication efficace, un aspect essentiel pendant les périodes de forte activité. Cependant, même si vous indiquez clairement à vos clients quand ils doivent passer commande, même si vos équipes internes alignent vos stratégies, et même si vous consultez régulièrement vos fournisseurs, les problèmes peuvent se révéler fréquents.

C'est pourquoi vous avez tout intérêt à prévoir des fournisseurs de secours au cas où votre fournisseur principal ne serait pas en mesure d'honorer vos commandes ¹³. En ce qui concerne les clients, veillez à les tenir informés à toutes les étapes de la procédure de livraison, en particulier si vous expérimentez des retards. Dans ce cas, contactez-les dès que possible et n'oubliez pas que la communication d'informations de suivi et de notifications de livraison peut à la fois améliorer l'expérience client et réduire la pression exercée sur votre équipe de Service Clients ¹⁴.