Dirigir un pequeño negocio puede ser demandante todo el año, pero el estrés adquiere una nueva intensidad durante la temporada alta. De hecho, las ventas durante esta época pueden salvar o hundir el año de un pequeño negocio.

Si bien no existe un enfoque único cuando se trata de prepararse para la temporada alta, hablamos con algunos de los ganadores del programa FedEx para pequeñas empresas sobre lo que han aprendido de temporadas ajetreadas pasadas y cómo se preparan para tener éxito este año.

1. Planifica, planifica y, luego, planifica un poco más

La recomendación clave que hemos escuchado de los ganadores del subsidio es comenzar a planificar lo antes posible. La temporada alta presentará a los pequeños negocios desafíos únicos, por lo que es importante controlar los problemas que puedes anticipar.

Los ganadores del programa utilizan las cifras del desempeño de las ventas de años anteriores para hacer pronósticos para su temporada alta. Dana Donofree, fundadora de AnaOno, una empresa de lencería para la comunidad del cáncer de mama, insiste: “Si vendes un producto manufacturado, debes planificar tu inventario con meses de antelación”.

“Analiza las ventas de temporadas pasadas, el inventario actual y el crecimiento del negocio que puedes esperar para planificar con la mayor precisión posible. Pero recuerda: también es un arte”. Las urgencias pueden significar un auge en el negocio para muchos negocios, pero, según los ganadores del programa, es importante prepararse para todos los escenarios de producción.

“Debes planificar tanto para lo bueno como para lo malo”, explica Judith Irving, fundadora y socia de Fat Toad Farm, que fabrica dulce de leche de cabra tradicional. “Tus ventas pueden ser más bajas de lo esperado, así que no te comprometas de más ni expongas tu negocio a riesgos innecesarios. Prepárate para una desaceleración de la producción. Por otra parte, las ventas pueden ser más altas, así que piensa cómo puedes maximizar la producción para satisfacer la demanda en caso de que sea necesario”.

2. Identifica las debilidades de tu sitio web ahora

Si vendes en línea, asegúrate de que tu sitio web sea a prueba de balas antes del comienzo de la temporada alta. Examina en detalle cómo los clientes utilizan tu sitio y cómo optimizar su experiencia para motivarlos a que regresen.

Los proveedores de análisis pueden ayudarte con ese proceso con herramientas de análisis visual que proporcionan inteligencia, por ejemplo, dónde los clientes interaccionan con el contenido y hasta dónde llegan al desplazarse por tus páginas. Puedes usar esta información para ayudarte a posicionar elementos importantes en tu sitio web para recibir más clics.

Además, planifica optimizar tu sitio web para que los motores de búsqueda atraigan nuevos clientes. Los ganadores de nuestro programa aconsejan prestar mucha atención a los procesos de comercio electrónico como la facturación, el cumplimiento y las devoluciones para encontrar fallas antes de que comience la presión de la temporada alta.

“Corrige las vulnerabilidades lo mejor posible ahora”, dice Judith. “No planifiques actualizaciones de TI ni cambios en la plataforma para después de septiembre. Todos los errores deben solucionarse ahora y, si tus sistemas no son perfectos, al menos sabrás que tienes que estar alerta para mantener el buen funcionamiento de tus operaciones.

3. Prepárate para aumentar tu personal

Sé realista sobre tus necesidades de personal. Dado que, a menudo, los propietarios de pequeños negocios pueden hacer muchas cosas bien, puede ser fácil desestimar la necesidad de ayuda.

Como dice Dana: “Si como fundador tienes alta demanda, debes contar con personal disponible que te ayude con el aumento de las ventas y el trabajo que implica satisfacer la demanda. Equiparse con ayuda temporal es una opción que te permite a ti, que eres el fundador, a enfocarte en el negocio y llegar a nuevos clientes durante este momento crítico”.

Paul Pallas, administrador de operaciones en SWISCO, un proveedor de hardware de reemplazo difícil de encontrar, experimenta el mismo estrés. Dice que SWISCO contrata estudiantes universitarios como personal temporal para que trabajen en el depósito durante la temporada alta. Y advierte: “No contrates empleados permanentes a menos que los necesites para la temporada baja del año”. Según Paul, contratar y capacitar personal nuevo antes de que comience el pico es clave para mantener el negocio funcionando sin problemas durante el período de alto volumen de trabajo. Obtén más consejos sobre cómo contratar personal durante la temporada alta. 

4. Planifica gestionar las tensiones del servicio al cliente

Las urgencias proporcionan una oportunidad para establecer relaciones con los clientes. También pueden traer algunos dolores de cabeza con el servicio al cliente, pero un poco de planificación puede ayudarte a atravesar los desafíos con experiencia y, como resultado, desarrollar la fidelidad de los clientes.

“Las necesidades del servicio al cliente, como ayudar a los clientes a solucionar problemas de envío o con productos y responder preguntas sobre promociones de temporada aumentan durante la temporada alta”, afirma Andrea Sreshta, cofundadora de LuminAID, la empresa que inventó la linterna solar inflable. “Gestionar todas las consultas requiere mucho trabajo, por lo que hacemos planes para disponer de más tiempo”.

5. Define las expectativas de los clientes

Definir las expectativas sobre el proceso de cumplimiento es un elemento importante del servicio al cliente durante el pico para negocios de comercio electrónico como LuminAID. “Hemos aprendido que, una vez que comienza la temporada ajetreada, entender los plazos de los envíos y comunicarlos junto con las horas de cierre a los clientes en diferentes lugares en el sitio web y por correo electrónico es muy importante”, asegura Andrea.

6. Aprende de la experiencia

Las temporadas altas pueden servir como una prueba de estrés para tu negocio.