Documentos aduaneros para envíos e‑commerce

Si busca gestionar las entregas internacionales con rapidez, tener su documentación en orden es una de las mejores formas de conseguirlo. ¿Cómo saber que tiene los documentos adecuados y se han completado correctamente? ¡Veamos!

¿Por qué son tan importantes los documentos aduaneros?

Su tienda online de camisetas está en auge. Un cliente de un continente lejano acaba de comprar una y ahora debe entregársela. Para que eso suceda, la camiseta debe viajar desde su país al de cliente, pasando el despacho de aduanas dos veces en el camino. Si sus documentos no cumplen con los estrictos requisitos de aduana, es posible que su envío se retrase, devuelva o incluso se incaute.

Un proceso de documentación bien organizado ayuda a evitar tales contratiempos logísticos. Puede ser un desafío al principio, pero se vuelve mucho más fácil una vez configurado. En esta página, le explicamos los ocho pasos básicos a seguir.

Preparación de la documentación aduanera en ocho pasos

1. Configure la plantilla de su factura comercial
2. Escriba una descripción precisa de la mercancía
3. Clasifique sus productos con un código armonizado o HS
4. Identifique el país de fabricación 
5. Verifique si hay aranceles, impuestos o exenciones
6. Defina los Incoterms®
7. Cumpla con las normativas del producto
8. Prepare su documentación

1. Configure la plantilla de su factura comercial

La factura comercial es un documento de envío clave que siempre acompaña al envío. Puede obtener una plantilla de su proveedor_; sin embargo, es posible que el formato no se adapte a sus deseos específicos o que la aduana no la acepte en algunos países (a veces se requiere un membrete de la empresa). 

La forma más común y aceptada de tener una factura comercial es hacerla usted mismo. Al configurar su propia plantilla de factura comercial, puede incluir solo los campos que sean relevantes para su envío. Asegúrese de nombrar este documento como "Factura comercial", ya que algunas autoridades aduaneras lo rechazarán si tiene un título diferente, como "Factura proforma".

Campos clave en una factura comercial:

• Título del documento: "Factura comercial"
  
• Membrete, logotipo o marca de su negocio
  
• Nombre, dirección y datos de contacto de su empresa (remitente)
  
• Nombre, dirección y datos de contacto del destinatario
  
• Número de envío (albarán o número de seguimiento del transportista)
  
• El Incoterms® para el envío
  
• Razón de la exportación/uso final del producto (p. ej. venta, consumo, compra de e‑commerce)
  
• Fecha
  
• Código del sistema armonizado (HS)
  
• Descripción de mercancías
  
• Cantidad/número de productos (con unidades de medida reconocidas)
  
• Valor de los bienes (precio minorista para envíos e‑commerce)
• Gastos de envío y seguro 
  
• Peso del paquete (neto y bruto)
  

Detalles adicionales que puede querer/necesitar incluir:

• Número de factura
  
• Una declaración de origen
  
• Aranceles e impuestos sobre el envío
  
• País de origen o detalles del fabricante
  
• Notas del cliente del pago online
  
• Una firma suya o de un representante de su empresa
  
• Información relevante para las autoridades reguladoras (ej. EORI, IVA, EIN o números equivalentes de SSN)
  

2. Escriba una descripción precisa de la mercancía

La descripción de las mercancías en la factura comercial es importante porque permite que las aduanas evalúen con precisión las mercancías, confirmen la clasificación del código armonizado y luego determinen los aranceles e impuestos exactos del envío.

La descripción debe ser detallada, precisa y coincidir con el código armonizado. Las descripciones ambiguas como "Regalo" o "Nueces", pueden hacer que las autoridades aduaneras retrasen el envío o cobren costes adicionales (ej. tarifas de almacenamiento) mientras esperan una descripción suficiente.

La descripción de una mercancía a menudo incluye:

• Una descripción básica (ej. camiseta unisex con diseño serigrafiado en la parte delantera)
  
• Materiales o composición del producto (ej. 100 % algodón orgánico, punto jersey)
  
• Detalles de cantidad y embalaje (ej., 1 camiseta, envuelta individualmente)
  
• País de fabricación (ej. Italia)
  
• El valor de los productos (ej. 80 € - precio de venta pagado por el cliente)
  

3. Clasifique sus productos con un código HS preciso

El código armonizado o HS es un código internacional de mercancías que se usa de forma global para clasificarlas. Por lo general, de 8 o 10 dígitos, los primeros seis dígitos son los mismos en todo el mundo, mientras que los últimos dígitos dependen del país de destino. Un ejemplo de código HS para una camiseta de algodón unisex es 61091000. Indique siempre el código HS correspondiente en la factura comercial.

Puede pedirle a su transportista que le ayude a clasificar su catálogo de productos con los códigos adecuados. Necesitará información sobre el origen de sus productos, cómo se fabricaron y qué materiales contienen. Las diferencias sutiles pueden generar códigos diferentes, así que tenga cuidado al seleccionar los correctos. Por ejemplo, los zapatos de cuero con suela de cuero (640359), son diferentes de los zapatos de cuero con suela de goma (640399).

4. Identifique el país de fabricación de sus productos.

Indique el país de fabricación en la factura comercial. Este es el país donde se fabricaron los productos o donde tuvo lugar la última fabricación. Este puede ser diferente del país desde el que los envía. Puede hacer esto añadiendo un campo "País de origen", incluyendo el nombre y la dirección del fabricante, o ambos.

A veces es necesario indicar el país de fabricación para que el envío pueda estar exento de aranceles en virtud de un acuerdo comercial; obtenga más información en el siguiente paso.

5. Verifique si hay aranceles, impuestos o exenciones

Los bienes que ingresan a un nuevo país pueden estar sujetos a aranceles e impuestos. Esto también es aplicable a un número creciente de envíos de e‑commerce. Investigue los aranceles e impuestos con anticipación para que ningún coste sorpresa afecte su margen de beneficio. También es importante definir quién es responsable de pagarlos utilizando los Incoterms®. 

Gracias a los acuerdos comerciales internacionales, su producto puede calificar para una exención o reducción de aranceles en el país de destino. Esto depende del tipo de productos y de dónde se fabricaron. Consulte con su transportista si sus productos son elegibles. Si es así, deberá demostrarlo en su documentación de envío incluyendo una prueba de origen. Los tipos más comunes son:

• Una declaración de origen, generalmente un texto estándar en la factura comercial
  
• Un certificado de origen: generalmente se trata de un documento individual, exigido cada vez menos
  

Declaración de origen

La declaración de origen, también conocida como declaración en factura o declaración preferencial, son unas pocas líneas de texto estándar en la factura comercial. El texto correcto depende del producto y del destino. Puede obtenerlo de su transportista o de las autoridades aduaneras locales. Si el texto está alterado o falta en la factura comercial, la aduana no lo aceptará.

6. Defina los Incoterms® que está aplicando a su cliente.

Los Incoterms® definen quién paga los costes, aranceles e impuestos de un envío. Como vendedor, es su responsabilidad indicarlo en su web - generalmente aparece al finalizar la compra y en la factura comercial. Comunicar esto claramente a los clientes ayuda a prevenir el abandono de las cajas y las experiencias negativas del cliente. Los Incoterms® más comunes utilizados en el envío e‑commerce son:

Entregado, Impuestos abonados (DDP)

Con DDP (el vendedor paga), usted mismo cubre todos los costes. Puede cobrar los aranceles e impuestos al cliente al realizar el pago en la tienda web y luego pagarlos directamente en la aduana.

Entregado en un punto acordado (DAP)

Con DAP (el comprador paga), anteriormente llamado DDU (Delivered Duty Unpaid), el destinatario es responsable de pagar los gastos de aduana cuando la mercancía llega a su país. Esto a veces puede resultar en un retraso en la aduana si es necesario cobrar aranceles e impuestos de alto valor antes de que se pueda despachar y entregar un envío.

7. Cumpla con la normativa

Las normativas de los productos en un país de destino pueden influir en qué documentación adicional, si corresponde, debe incluir con su envío. Es posible que deba registrarse con una autoridad gubernamental, solicitar una licencia o permiso, o traducir el etiquetado de su producto al idioma local. 

Esto generalmente se aplica a alimentos, medicamentos, indumentaria, productos electrónicos, juguetes y muchos otros bienes. Por ejemplo, para enviar zapatos a EE. UU., la autoridad aduanera de EE. UU. exige una declaración de calzado. Comuníquese con su transportista para averiguar qué autoridades regulan su producto en su país de destino y qué documentación exigen.

8. Prepare su documentación

Una vez que haya identificado todos los documentos que necesita, puede crearlos o recopilarlos. Algunos documentos los puede generar usted mismo, como la factura comercial. Otros, como un certificado de origen o un certificado CITES, deberá obtenerlos de la autoridad pertinente y traspasarlos a su transportista. 

La frecuencia con la que debe proporcionar documentos también varía. Algunos documentos solo deberán mostrarse una vez con el primer envío de un producto, mientras que otros deberán incluirse en cada envío. 

Documentación física

Si está facilitando versiones físicas de su documentación, incluya tres copias en su envío. Adjunte los originales y un juego de copias en una bolsa adherida al exterior de su envío. Entregue el tercer juego directamente al mensajero cuando acuda a recogerlo.

Documentación aduanera electrónica

El despacho de aduanas ha experimentado un aumento en el uso de documentación aduanera electrónica en los últimos años. Consiste en versiones digitales o escaneadas de los documentos que se envían a las autoridades aduaneras cuando se realiza un envío. Si decide proceder de esta manera, que es además más sostenible, envíe todos los documentos digitales a su transportista al reservar el envío. 

La ventaja de los documentos electrónicos es que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que reduce las demoras y permite que la aduana despache un envío incluso antes de que llegue. Algunos vendedores e‑commerce también optan por utilizarlos para evitar papeleo a sus clientes al recibir el envío. 

Sin embargo, no todos los países aceptan documentación digital. Es posible que algunos destinos todavía le soliciten documentación física. Consulte con su proveedor si los documentos deben proporcionarse de forma digital o física, o en ambos. La mejor práctica, según los transportistas, es utilizar documentos electrónicos cuando sea posible, sin dejar de adjuntar un juego en papel de respaldo al envío.