Los planes de personal disminuyen el estrés de la temporada

La temporada alta es estresante tanto para los propietarios de negocios como para los empleados, pero un plan sólido para contratar personal puede ser de gran ayuda.

El ganador del programa FedEx para pequeñas empresas y cofundador de Ginjan Bros, Ibrahima Diallo, contrata personal adicional durante la época ajetreada, lo que les ayuda a su personal permanente y a él a evitar el agotamiento y mantener la productividad alta.

Pregúntate:

1. ¿Mi personal regular está preparado?

Antes de la llegada de la temporada alta, consulta a tus empleados regulares para asegurarte de que se sientan preparados. Explica lo importante que es esta época del año para el negocio y el valor que cada persona aporta al grupo para que el equipo tenga la mentalidad “manos a la obra” cuando llegue la temporada pico.

Infórmate sobre el cronograma de vacaciones con antelación. “Los diferentes cronogramas son el principal desafío que afrontamos durante la temporada alta”, explica Dana Donofree, propietaria de AnaOno, una empresa de lencería y ropa interior para las personas afectadas por el cáncer de mama. “Intentamos ser flexibles cuando es posible, pero si tu equipo conoce la importancia de la temporada alta de antemano, también puede planificar su tiempo familiar en torno a esas expectativas”.

Asegúrate de que los miembros de tu equipo estén completamente capacitados y listos para ser líderes, especialmente si contratarás más ayuda. Los miembros regulares del equipo son tu personal principal; pueden ayudar a identificar brechas y señalar problemas temprano, además de apoyar al personal más nuevo.

Por último, tómate el tiempo de alentarlos. Las exigencias de la temporada alta pueden desgastar a tus empleados, así que trata de motivarlos con energía positiva e incentivos, como una salida grupal cuando la época ajetreada haya finalizado.

2. ¿Deberé contratar más miembros de equipo?

Planificar con antelación y adoptar un enfoque pragmático garantizará que cuentes con las personas correctas en el momento correcto. Donna Durham, propietaria de Weighting Comforts, un negocio que vende edredones con peso que ayudan a los clientes a dormir mejor y disminuir la ansiedad, comparte su método : “Para determinar la cantidad de personal que necesitaremos durante la temporada alta, establecemos nuestra meta financiera para el año y calculamos cuántas mantas debemos vender para cumplir esa meta. Luego, revisamos nuestros datos de años anteriores para ver cuántos miembros del equipo se necesitan para lograr vender esa cantidad de mantas”.

Contratar miembros adicionales de equipo también puede ayudar a aliviar la carga sobre el personal permanente, en quienes confías por sus conocimientos y su dedicación. “Contrata personal suficiente para evitar el agotamiento”, sugiere Ibrahima Diallo, cofundadora de la empresa de bebidas Ginjan Bros. “Terminarás perdiendo más dinero en productividad al tener empleados agotados del que perderías por contratar el personal adecuado”.

¿Harás una promoción importante? Andrea Sreshta, propietaria de LuminAID, una empresa que se dedica a la venta de productos que se alimentan de energía solar, te insta a considerar el impacto del personal. “Si hacemos una campaña de marketing o una promoción determinada, nuestra principal consideración es si contamos con los recursos, el inventario y las personas adecuadas para entregar a tiempo. Si no podemos cumplir con alguno de estos puntos, es posible que consideremos hacer una promoción diferente; por ejemplo, podemos reducir el descuento si creemos que no vamos a poder manejar el volumen de pedidos”.

“Contrata personal suficiente para evitar el agotamiento”, sugiere Ibrahima Diallo, cofundadora de la empresa de bebidas Ginjan Bros. “Terminarás perdiendo más dinero en productividad al tener empleados agotados del que perderías por contratar el personal adecuado”.

Los propietarios de pequeños negocios tienen diferentes enfoques sobre la contratación de miembros temporales de equipo, por lo que debes hacer lo que mejor funcione para tu negocio, que es único. La mayoría de los ganadores anteriores afirman que utilizan las recomendaciones personales y las organizaciones de la comunidad local para encontrar ayuda de confianza.

3. ¿Cómo dividiré el trabajo entre el nuevo equipo?

Como gerente, es posible que debas decidir quién tomará la iniciativa en qué tareas o aspectos del trabajo. “El personal temporal se suma de inmediato a las tareas que requieren menos capacitación y supervisión. Con el tiempo, aprenden una mayor variedad de tareas y pueden ocuparse del trabajo más complicado”, explica Paul Pallas, gerente operativo en SWISCO, empresa vendedora de hardware de reemplazo.

“Por ejemplo, el servicio al cliente siempre se reservó para el personal permanente, porque nuestra capacitación es amplia y las expectativas son altas; sin embargo, en el futuro, es posible que comencemos a emplear al personal más nuevo en el departamento de servicio al cliente para las consultas telefónicas más sencillas”.

Agregar miembros nuevos al personal también requiere una planificación cuidadosa para crear una maquinaria bien aceitada con el equipo. Aqila Augusta, propietaria de Edge Entity, que fabrica un estimulante de folículos capilares, aporta su enfoque: “Contratamos personal temporal según la necesidad, así que el personal permanente tiene más horas. Antes de la temporada alta, determinamos que la carga de trabajo aumentará y le pedimos al personal permanente que nos haga saber su disponibilidad futura”.

Heidi Hale de HeidiJHale Designs and Details se apoya en el personal permanente durante la temporada alta.

4. ¿Cómo me aseguro de que los nuevos miembros del personal estén capacitados y listos para satisfacer el aumento de la demanda?

Definir expectativas claras es clave para tener un equipo contento y productivo, especialmente cuando lidias con una combinación de empleados nuevos y existentes. “Crea procedimientos para la capacitación y la incorporación. Detalla los procesos por escrito. Cuanta más estructura tengas, más fácil será que todo fluya”, sugiere Donna.

Si prevés que las expectativas sobre tus empleados cambiarán durante las tensiones de la temporada alta, asegúrate de hablarlo con tu equipo de antemano. Ya sea la necesidad de horas extra o la implementación de un proceso nuevo, ser honesto con el equipo de manera temprana le permitirá adaptarse y organizarse.

Cuando estableces estructuras y procedimientos sólidos, puedes confiar más en que el personal permanente te ayudará a capacitar a los miembros más nuevos. “Cada año, los miembros de personal permanente son líderes en determinadas áreas de trabajo”, explica Heidi Hale, propietaria de HeidiJHale Designs and Details, una empresa que produce joyería personalizada. “Por su experiencia acumulada, son los responsables de supervisar la ayuda temporal”.

La ganadora del programa FedEx para pequeñas empresas y propietaria de ArtLifting, Liz Powers, hace un esfuerzo conjunto para que el personal se sienta apreciado y mantener la moral alta, especialmente durante la temporada alta.

5. ¿Cómo elevaré la moral y mantendré a todos organizados y encaminados?

Aquí tienes excelentes consejos de propietarios de pequeños negocios:

“Escribo a mano tarjetas de agradecimiento para todos los empleados para el Día de Acción de Gracias. Me aseguro regularmente de que todos sepan que se les valora”. Liz Powers, fundadora de ArtLifting, una empresa que empodera a los artistas sin techo o con discapacidades

“¡Comida! Nos encanta mantener a nuestro equipo con energía. Tenemos días muy ocupados, y si tenemos que quedarnos hasta tarde, es mejor mantenernos alimentados. Cuando todos podemos comer, tomar un poco de aire y, luego, volver a trabajar, podemos apreciar el apoyo y la dedicación recíprocos”. Dana Donofree, propietaria de AnaOno

“Asegúrate de que los empleados vean a los propietarios trabajando codo a codo. No te detengas, mantén el equilibrio y lleva a todos a cenar”. Nik Hawks, cofundador de Paleo Treats, que elabora postres y chocolates paleo

Brian Munoz, fundador de Penny Luck Shoes, una empresa de calzado de cuero para hombres, nos deja un sabio consejo: “Todos tienen un plan hasta que se presenta lo inesperado. Si eres una empresa emergente que se prepara para la temporada alta, planifica con antelación y ten determinación para superar cualquier desafío que se te presente”.