Un negocio de comercio electrónico está siempre abierto. Esto es especialmente así durante la temporada alta. Los propietarios de pequeños negocios encuentran que deben trabajar muchas horas para compensar la demanda abrumadora y la falta de personal. ¿Cómo puedes administrar mejor tu tiempo durante la temporada más ajetreada?

Eso nos explica Kat Samardzija, ganadora del programa FedEx para pequeñas empresas. Kat es una mujer ocupada y productiva. Es estudiante universitaria a tiempo completo y dirige Locker Lifestyle, un pequeño negocio de comercio electrónico que vende un brazalete “Wrist Locker” con patente pendiente que almacena efectivo, tarjetas, claves y más para clientes con un estilo de vida activo. Fabrica el producto ella misma, administra el sitio web, supervisa un equipo de pasantes y, aun así, encuentra tiempo para disfrutar de su vida.

Pero, ¿cómo lo hace? Kat compartió sus consejos con nosotros.

Haz un cronograma

Las prioridades de un empresario cambian todo el tiempo, pero Kat dice que es importante estructurar el tiempo. Define su cronograma con tres días de antelación, a veces, en intervalos de 30 minutos, desde que se levanta hasta que se va a dormir. Luego, organiza un cronograma base para el resto de la semana, lo que le da flexibilidad en caso de que surjan necesidades inesperadas.

Haz listas

Vivir en la era digital tiene sus ventajas, pero, a veces, Kat necesita pasar al análogo para mantenerse enfocada. Usa lápiz y papel para escribir sus listas de pendientes diarios y tacha los ítems a medida que los completa. “Con el teléfono, me distraigo fácilmente”, cuenta Kat. “Puedo atenerme a la lista de papel y completar tareas importantes antes de dejarme llevar por otra cosa”.

Kat escribe su lista de pendientes en papel para evitar las distracciones digitales.

Prioriza lo difícil

Cuando Kat hace una lista de pendientes, ordena sus tareas por importancia, del 1 al 20. Comienza por la primera y no avanza a la siguiente hasta que no haya terminado la primera. “Preguntarme: ‘¿Cuál es el objetivo aquí?’ ha sido fundamental”, afirma Kat. “Es muy fácil dejarte atrapar por el correo electrónico y otras tareas. Pero, al enumerarlas, me aseguro de que haré estas tareas esenciales, por más de que pueda que no quiera hacerlas”.

Explora el software de organización

Para las asignaciones a largo plazo, como el desarrollo web o los planes de marketing, Kat recurre a herramientas tecnológicas para mantenerse organizada. Utiliza un software de gestión de proyectos llamado Asana que le permite crear proyectos para determinadas tareas, configurar fechas límite y distribuir asignaciones a los pasantes. “Realmente me ayuda a ahorrar tiempo”, afirma Kat.

Vista de las tareas asignadas al equipo de pasantes de Locker Lifestyle dentro de la herramienta de gestión de proyectos de Asana

Establece metas

A fin de mantener las tareas tanto a largo como a corto plazo por buen camino, Kat establece metas diarias, semanales y mensuales.

Define sus metas mensuales al inicio de cada mes en una hoja de cálculo en una columna titulada “proyecciones”. Al término de cada mes, se rinde cuentas a sí misma: regresa a la hoja de cálculo e ingresa lo que realmente logró al lado de las metas proyectadas. De esta manera, puede identificar dónde necesita progresar.

Según Kat, la clave para avanzar es dividir metas grandes en acciones incrementales. “Una meta general podría ser responder correos electrónicos”, cuenta Kat. “La divido en tareas. Por ejemplo, tengo una extensión en la computadora que me permite mover los correos electrónicos sin responder al inicio de la lista de correos en mi bandeja de entrada. Ordenar las tareas específicas que debo completar para cumplir metas más generales hace que esas metas sean más alcanzables”.

Obtén ayuda

A medida que su pequeño negocio comenzaba a prosperar, Kat se ocupaba de una cantidad enorme de tareas, al tiempo que asistía a la universidad tiempo completo. Se dio cuenta de que no podía hacerlo sola si deseaba que su negocio continuara creciendo. Como resultado, decidió buscar ayuda.

Después de que el pequeño negocio de su madre, una boutique para novias, se quemara, Kat la contrató para que la ayudara a administrar el negocio. Kat la llama su “geren-mamá”. “Es enorme. Sin ella, no estaría donde estoy hoy”, afirma Kat. “Nos reunimos todas las semanas. Involucrarla, sin dudas, cambió todo”. Kat también contrató un equipo de pasantes para que asistan a eventos y promocionen Locker Lifestyle, lo que le permite ahorrar tiempo.

Haz tiempo para ti

“Si solo trabajas y nunca juegas…”. Ya conoces el resto. Kat, jugadora de tenis competitiva, se toma dos horas al día para practicar este deporte.

“Hice deporte toda mi vida, así que para mí es muy importante poder salir, moverme y recuperar la energía para sentirme en equilibrio y recuperar mi creatividad.

Luego, puedo sentarme en un escritorio y ocuparme de todo”, dice Kat. “Considero que poder alejarse un poco es fundamental para cualquier persona en el negocio”.