Ihre Handelsrechnung enthält alle für die Zollabfertigung erforderlichen Informationen – somit ist es sehr wichtig, sie korrekt auszufüllen. Denken Sie daran: Warenbeschreibungen müssen eindeutig und auf Englisch sein, die Wertangaben müssen realistisch sein und es müssen für jeden Artikel Mengen und Details angegeben werden. Durch die Angabe des HS-Codes wird sichergestellt, dass die Warenbeschreibung in allen Ländern verständlich ist.

Idealerweise haben wir alle erforderlichen Angaben bereits im Voraus erhalten. Wenn wir noch weitere Informationen benötigen, ist eine schnellstmögliche Zusendung entscheidend, da wir dadurch Zollverzögerungen mit höherer Wahrscheinlichkeit vermeiden können. Sprechen Sie am besten auch mit Ihren Kunden*innen darüber – in manchen Fällen müssen wir sie für weitere Informationen kontaktieren und für eine erfolgreiche Zustellung kann es nötig sein, diese Informationen schnell zu erhalten.

Selbst wenn es sich bei Ihren Gütern um Muster, Prototypen, Geschenke oder unverkäufliche Artikel handelt, müssen die Zollbehörden deren Wert kennen. Fehlende Informationen oder Wertangaben auf den Papieren können zu Verzögerungen führen. Sie sollten einen der folgenden Werte angeben:

• den Transaktionswert (von dem*der Endkäufer*in bezahlt)
• den Handelswert der Waren, wenn der Transaktionswert nicht bekannt ist
• den Produktionspreis der Waren, wenn der Handelswert nicht bekannt ist

Stellen Sie im Voraus sicher, dass Ihre Güter den Anforderungen entsprechen. Prüfen Sie, ob Ihre Produkte den Anforderungen des Bestimmungslands entsprechen und ob die Einfuhr der von Ihnen versendeten Artikel dort zugelassen ist.

Wenn das Paket ankommt, müssen sie möglicherweise Einfuhrzölle bezahlen oder weitere Dokumente oder Informationen bereitstellen. Es ist wichtig, dass sie im Vorfeld darüber informiert werden – auch darüber, welche Kosten möglicherweise anfallen. Incoterms werden verwendet, um die Vereinbarung zwischen Absender*in und Empfänger*in zusammenzufassen und sollten in Ihrer Handelsrechnung enthalten sein.

Dadurch kann das Risiko für Zollstopps und -verzögerungen reduziert werden, doch das ist noch nicht alles. Für manche Waren könnten besondere Zollverfahren oder sogar niedrigere Zölle gelten. Dazu zählen Sendungen, die als Geschenke, Rücksendungen, Reparaturen, Muster oder Testprodukte versendet werden. Wenn der Grund für den Versand nicht angegeben wird, könnte der*die Empfänger*in höhere Zölle als nötig bezahlen.

Für einige Sendungen sind spezielle Dokumente erforderlich, um die Ausfuhr aus dem Ursprungsland oder die Einfuhr in das Bestimmungsland zu ermöglichen (z. B. ein Ursprungszeugnis, eine CITES-Genehmigung für Waren, die von bedrohten Arten stammen können, oder ein Kimberley-Zertifikat für Rohdiamanten). Manche der zu versendenden Waren können eingeschränkt oder verboten sein, daher ist es wichtig, dass Sie sich vor dem Versand umfassend informieren.

Es ist wichtig, dass die Informationen auf der Handelsrechnung, dem Luftfrachtbrief und allen weiteren Versanddokumenten einheitlich sind. Unstimmigkeiten – selbst wenn diese geringfügig erscheinen – führen zu Zollverzögerungen. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass die Waren und der Gesamtwert auf der Handelsrechnung sowie dem Luftfrachtbrief übereinstimmen.

Der Versand von Waren in ungeeigneten Verpackungen kann zu Verzögerungen führen. Wenn die Verpackung beispielsweise beschädigt wird, können Teile der Sendung verloren gehen oder beschädigt werden und zu Problemen bei der Zollabfertigung führen. Außerdem können Verzögerungen entstehen, wenn die Papiere nicht korrekt an der Sendung angebracht werden und dadurch wichtige Dokumente verlorengehen. Achten Sie stets darauf, die richtige Verpackung für die zu versendenden Waren zu verwenden.

Die elektronische Eingabe Ihrer Zolldokumente ermöglicht ein reibungsloses Abfertigungsverfahren. Mit unserer einfachen, effizienten und zuverlässigen Lösung reduzieren Sie das Risiko von Verzögerungen bei der Zollabfertigung, stellen die rechtzeitige Zustellung Ihrer internationalen Pakete sicher und sparen darüber hinaus Papier.

Für zusätzliche Unterstützung oder falls Sie weitere Informationen zur Vorbereitung Ihrer Sendung für eine erfolgreiche Abfertigung benötigen, besuchen Sie unseren Shipping Channel.