Bewährte Vorgehensweisen für den E-Commerce-Versand
Ein reibungsloser und effizienter Versandprozess ist die Voraussetzung für einen erfolgreichen E-Commerce. Folglich muss dafür gesorgt werden, dass von der Verpackung bis zu den Formalitäten alles perfekt funktioniert.
Der Versand von Waren an mehrere Bestimmungsorte ist jedoch keine leichte Aufgabe – es gibt unterschiedliche Zollverfahren und -vorschriften, die zu beachten sind. Deshalb haben wir diese Checkliste zusammengestellt, die Sie durch die Komplexität des internationalen Versands im E-Commerce führen soll.
10-Schritte-Checkliste für E-Commerce-Sendungen
1. Achten Sie auf die richtige Verpackung Ihrer Waren
Dies ist wichtig, damit Ihre Pakete sicher und unbeschädigt bei Ihren Kund*innen ankommen. Wenn Waren einen weiten Weg zurücklegen müssen, kann dies durchaus tückisch sein. Unser Leitfaden zur Vermeidung von häufigen Verpackungsfehlern unterstützt Sie jedoch dabei, Ihre Waren richtig zu verpacken.
Bei der Wahl der Verpackung sollten Sie die klimatischen Bedingungen vor Ort und die Lieferumstände berücksichtigen. Wenn Sie Produkte versenden, die unterschiedlich groß sind, sollten Sie sich nach anpassungsfähigen Verpackungen umsehen, wie z. B. wasserdichte Umschläge für Bekleidungsartikel oder verstellbare Folienverpackungen für den Versand von Büchern.
2. Sorgen Sie für die ordnungsgemäße Etikettierung/Kennzeichnung Ihrer Sendungen
Beim Versand von Gefahrgut oder zerbrechlichen Gütern sowie von temperaturgeführten Waren ist es wichtig, diese ordnungsgemäß zu kennzeichnen. Auf diese Weise vermeiden Sie Beschädigungen, Verzögerungen oder möglicherweise sogar schwerwiegende Unfälle.
Unser Leitfaden zum Versand von Gefahrgut enthält nähere Informationen über die erforderliche Verpackung und die benötigten Unterlagen. Bei anderen Warenarten kann Ihnen Ihr Versandunternehmen Verpackungsetiketten und entsprechende Anweisungen zur Verfügung stellen.
3. Finden Sie heraus, ob Ihre Waren reguliert sind
Erkundigen Sie sich zunächst bei den örtlichen Zollbehörden, ob das Produkt, das Sie versenden, im Bestimmungsland reguliert ist. Finden Sie anschließend heraus, welche Behörden für die Regulierung zuständig sind und prüfen Sie, was Sie tun müssen, um die Vorschriften einzuhalten. Denken Sie daran, dass sich die Vorschriften ändern können. Stellen Sie daher sicher, diese Vorschriften regelmäßig zu prüfen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf unserer Seite „Regulierte Waren versenden".
4. Legen Sie fest, wer für die Zahlung von Zöllen und Steuern verantwortlich ist
Bei der Zollabfertigung Ihrer Sendung können je nach Warenart und -wert Zölle und Steuern anfallen. Entweder Sie (der*die Verkäufer*in) oder der*die Empfänger*in können diese Kosten übernehmen.
Zölle und Steuer nicht anzugeben ist eine riskante Strategie, die zu einer höheren Anzahl von Rücksendungen durch Käufer*innen führen kann, die sich weigern die Abgaben zu übernehmen. Sorgen Sie deshalb für die nötige Transparenz. Ihre Kund*innen haben vielleicht nichts dagegen, die Kosten zu tragen, aber sie wollen sicher nicht von einer unerwarteten Rechnungen überrascht werden. Denken Sie bitte daran, die Incoterms, die diese Vereinbarung regeln, auf der Handelsrechnung Ihrer Sendung anzugeben.
Wenn Sie möchten, dass Ihr*e Kunde*in die Zölle und Steuern übernimmt:
- Fügen Sie einen Haftungsausschluss in Ihren Webshop ein und informieren Sie Ihre Kund*innen, bevor diese die Zahlung abschließen. Dies kann eine praktische Lösung sein, wenn Sie eine große Anzahl von Waren im Niedrig- bis Mittelpreissegment verkaufen.
- Integrieren Sie ein Tool in Ihren Webshop, welches die möglichen Zölle und Steuern Ihrer Kund*innen berechnet. Dies kann sich vor allem dann als nützlich erweisen, wenn Sie hochpreisige und exklusive Produkte verkaufen.
- Addieren Sie beim Abschluss des Bezahlvorgangs Zölle und Steuern zum Gesamtbetrag. Ihr Versandunternehmen muss die Zahlung an die Zollbehörden veranlassen und kann eventuell sogar für Sie in Vorleistung treten.
5. Geben Sie den genauen Wert an
Diesen Wert verwendet der Zoll, um die anfallenden Zölle und Steuern zu berechnen. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, den genauen Verkaufswert der Ware auf der Rechnung zu vermerken. Hegt die Zollbehörde Zweifel an dem angegebenen Wert, kann sie vom*von der Kunden*in einen Transaktionsnachweis oder einen entsprechenden Beleg verlangen. In der Zwischenzeit wird die Sendung zurückgehalten, wodurch zusätzliche Kosten entstehen.
Denken Sie bei der Angabe des Wertes bitte daran, Folgendes zu beachten:
- Geben Sie bitte jeweils die Menge der einzelnen Produkte in einer zutreffenden Maßeinheit an.
- Geben Sie die Versandkosten an, wenn diese von dem*der Kund*in übernommen werden
- Machen Sie deutlich, ob Preisnachlässe gewährt wurden. Wird ein Rabatt-Code verwendet, ist dieser von Ihnen auf der Handelsrechnung zu vermerken.
Denken Sie bitte daran, dass eine Unterbewertung von Waren Bußgelder und Verzögerungen beim Versand nach sich ziehen kann. Stellt die Zollbehörde fest, dass Ihre E-Commerce-Sendungen wiederholt unterbewertet sind, können die Bußgelder erhöht und alle Sendungen, die Sie verschicken, von den Zollbehörden sorgfältig überprüft werden.
6. Bereiten Sie die Zollpapiere vor
Stellen Sie sicher, dass die folgenden Unterlagen vollständig vorliegen:
- Legen Sie Ihrer Sendung immer eine Handelsrechnung mit einer detaillierten Beschreibung Ihrer Waren, dem HS-Code, den Incoterms und einem genauen Handelswert bei. Wenn die Versandkosten von dem*der Kund*in übernommen wurden, ist es wichtig, diese auf der Handelsrechnung auszuweisen.
- Vergewissern Sie sich, dass auf Ihrem Luftfrachtbrief auch sämtliche Angaben zur Sendung vermerkt sind.
- Denken Sie bitte daran, Ihre vollständigen Unternehmensdaten wie Anschrift und Kontaktinformationen anzugeben.
Beachten Sie, dass einige Länder eine Nummer des ermächtigten Exporteurs oder einen Nachweis der Registrierung als Onlinehändler verlangen.
- Stellen Sie sicher, dass die Empfängerangaben vollständig sind. Einige Länder verlangen Identifikationsnummern für Importeure wie z. B. die EORI-Nummer für Geschäftskund*innen mit Sitz in der EU, eine PCCC-Nummer beim Versand an Kund*innen mit Sitz in Korea oder KYC für Waren, die nach Indien versendet werden.
- Wenn Sie regulierte Waren versenden, denken Sie bitte daran, die von den Zollbehörden verlangten Lizenzen und Genehmigungen beizufügen
- Prüfen Sie, ob ein Herkunftsnachweis erforderlich ist. Entsprechend den geltenden Freihandelsabkommen (FTA) sind Sie möglicherweise verpflichtet, ein Ursprungszeugnis, eine Präferenzursprungserklärung oder beides vorzulegen.
Sie gehören zu den Start-ups im E-Commerce? In unserem ausführlichen Leitfaden finden Sie wertvolle Hinweise zum Erstellen Ihrer E-Commerce-Unterlagen.<
7. Verwenden Sie nach Möglichkeit elektronische Dokumente
Wenn die Zollbehörden Ihres Landes Dokumente elektronisch abwickeln, vereinfacht die Registrierung bei diesen Behörden die Verfahren zur Beantragung von Zollbefreiungen und zur Inanspruchnahme von Präferenzabkommen.
Durch die Online-Einreichung der Papiere ist Ihr Versandunternehmen in der Lage, unvollständige Dokumente schnell zu erkennen und sogar schon die Zollabfertigung durchzuführen, bevor das Paket das Bestimmungsland erreicht.
8. Behalten Sie Ihre erste Sendung stets im Auge
Sobald Sie Ihre erste Sendung an einen neuen Bestimmungsort gesendet haben, sollten Sie nicht vergessen, den Sendungsverlauf zu verfolgen. Vielleicht erkundigen Sie sich bei Ihren Kunden*innen, ob es irgendwelche Probleme bei der Zustellung gegeben hat. Sollten Probleme auftauchen, ist es wichtig, schnell zu reagieren und mit Ihrem Versandunternehmen zusammenzuarbeiten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
9. Verwalten Sie zollpflichtige Sendungen
Wird die Ware am Tag der Ankunft nicht zollabgefertigt, wird sie unter Zollverschluss gehalten. Der häufigste Grund hierfür ist eine ungenaue Warenbeschreibung auf der Handelsrechnung. Ein weiteres Problem ist das Fehlen von Kontaktdaten des*der Empfängers*in, sodass das Versandunternehmen nicht in der Lage ist, diese*n zu erreichen, um konkrete Anweisungen für die Zollabfertigung zu erhalten.
Ihr Versandunternehmen benachrichtigt Sie innerhalb von 24 Stunden, wenn Ihr Paket zurückgehalten wird. Wenn nicht anders vereinbart, werden zurückgehaltene Sendungen in der Regel nach fünf Tagen an den Absender zurückgeschickt, wodurch zusätzliche Kosten entstehen. Je nach Warenwert, Versandmenge und Versandkosten kann es in Einzelfällen rentabler sein, die Ware zu vernichten oder darauf zu verzichten. Wenn Sie dies vorziehen, müssen Sie Ihr Versandunternehmen im Voraus darüber informieren.
10. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihr Versandunternehmen
Beim Einrichten Ihres E-Commerce-Unternehmens und bei der Planung des Versandprozesses kann Sie Ihr Versandunternehmen optimal unterstützen. Wenden Sie sich an Ihr Versandunternehmen, um wertvolle Hinweise und Support zu erhalten. Informieren Sie sich auch über die angebotenen Tools, die Sie bei der Optimierung des Prozesses unterstützen.
Auf dieser Webseite finden Sie allgemeine Informationen zum Thema Versand. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Versandbedingungen für Sie gelten, informieren Sie sich bei Ihrem Transportdienstleister. Informieren Sie sich unbedingt vor dem Versand über die Regeln und Vorschriften des Landes, aus dem und in das Sie Waren versenden. Entsprechende Informationen finden Sie auf den Regierungswebseiten.
