Zollpapiere für E-Commerce-Sendungen

Einer der besten Wege, den Zeitplan für Ihre internationalen Sendungen einzuhalten, besteht darin, Ihre Unterlagen in Ordnung zu halten. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Unterlagen verfügen und dass diese korrekt ausgefüllt sind? Schauen wir uns das genauer an!

Warum sind Zollpapiere so wichtig?

Ihr T-Shirt-Webshop boomt. Ein*e Kunde*in auf einem anderen Kontinent hat gerade einen Ihrer Artikel gekauft. Dieser soll nun verschickt werden. Dazu muss das T-Shirt von Ihrem Land in das des*der Kunden*in eingeführt werden und auf dem Weg dorthin zweimal den Zoll passieren. Entsprechen Ihre Unterlagen nicht den Anforderungen des Zolls, kann Ihr Paket zurückgehalten, zurückgeschickt oder beschlagnahmt werden.

Ein gut organisierter Prozess für Ihre Dokumentation erspart Ihnen derartige logistische Stolpersteine. Dies scheint herausfordernd zu sein, ist der Prozess aber erst einmal eingerichtet, wird es wesentlich einfacher. Auf dieser Seite erklären wir die acht grundlegenden Schritte, die zu befolgen sind.

Erstellung von Zollpapieren in 8 Schritten

1. Richten Sie eine Vorlage für Ihre Handelsrechnung ein
2. Erstellen Sie eine präzise Warenbeschreibung
3. Klassifizieren Sie die Waren mit einem HS-Code
4. Geben Sie das Herstellungsland Ihrer Waren an 
5. Prüfen Sie, ob für Ihre Sendung Zölle und Steuern anfallen oder ob Sie von Zollbefreiungen profitieren können
6. Definieren Sie die Incoterms®
7. Halten Sie die Produktvorschriften ein
8. Bereiten Sie Ihre Dokumente vor

1. Richten Sie eine Vorlage für Ihre Handelsrechnung ein

Die Handelsrechnung ist ein wichtiges Versanddokument, das eine Sendung immer begleitet. Ihr Versandunternehmen kann Ihnen eine Vorlage zur Verfügung stellen. Allerdings kann es sein, dass die Formatierung nicht Ihren speziellen Wünschen entspricht oder in einigen Ländern vom Zoll nicht akzeptiert wird (manchmal ist ein Firmenbriefkopf erforderlich). 

Die gängigste und mit Abstand am meisten anerkannte Vorgehensweise zum Erhalt einer Handelsrechnung ist es, selbst eine zu erstellen. Indem Sie Ihre eigene Vorlage für die Handelsrechnung einrichten, haben Sie die Möglichkeit, nur die Felder aufzunehmen, die für Ihre Sendung relevant sind. Achten Sie darauf, dieses Dokument als „Commercial Invoice“ zu bezeichnen, da einige Zollbehörden es ablehnen, wenn dieses Dokument einen anderen Titel trägt, z. B. „Pro-forma-Rechnung“.

Pflichtfelder auf einer Handelsrechnung:

• Titel des Dokumentes: „Commercial Invoice“
  
• Briefkopf, Logo oder Branding Ihres Unternehmens
  
• Name, Anschrift und Kontaktdaten Ihres Unternehmens (Absender)
• Name, Anschrift und Kontaktdaten des*der Empfängers*in
  
• Sendungsnummer (Luftfrachtbrief oder Sendungsverfolgungsnummer von Ihrem Versandunternehmen)
  
• Incoterms® für Ihre Sendung
  
• Grund für die Ausfuhr/Endnutzung des Produktes (z. B. Verkauf, Verbrauch/Verzehr, E-Commerce-Kauf)
  
• Datum
  
• HS-Code
  
• Warenbeschreibung
  
• Menge/Anzahl der Waren (bitte anerkannte Maßeinheiten verwenden)
  
• Warenwert (Verkaufspreis für E-Commerce-Sendungen)
  
• Kosten für Versand und Versicherung 
  
• Verpackungsgewicht (NETTO und BRUTTO)
  

Zusätzliche Details, die Sie ggf. angeben möchten/müssen:

• Rechnungsnummer
  
• Ursprungserklärung
  
• Zölle und Steuern, die für die Sendung anfallen
  
• Angaben zum Herkunftsland oder zum Hersteller
  
• Kundenhinweise zur Online-Zahlung
  
• Ihre Unterschrift oder Unterschrift eines*r Vertreters*in Ihres Unternehmens
  
• Informationen, die für Regulierungsbehörden relevant sind (z. B. EORI, MwSt./USt., EIN (Employer Identification Number), Sozialversicherungsnummer oder Vergleichbares)
  

2. Erstellen Sie eine präzise Warenbeschreibung

Die Warenbeschreibung auf der Handelsrechnung ist wichtig, denn so kann der Zoll die Waren genau einschätzen, die HS-Code-Klassifizierung bestätigen und dann die genauen Zölle und Steuern ermitteln.

Die Beschreibung muss detailliert und präzise sein und mit dem HS-Code übereinstimmen. Mehrdeutige Beschreibungen wie „Geschenk“ oder „Nüsse“ können dazu führen, dass die Zollbehörden die Sendung zurückhalten oder zusätzliche Kosten (z. B. Aufbewahrungskosten) berechnen, bis eine aussagekräftige Beschreibung vorliegt.

Eine Warenbeschreibung enthält häufig:

• eine grundsätzliche Beschreibung (z. B. Unisex-T-Shirt mit Siebdruckmotiv auf der Vorderseite)
  
• Material und/oder Produktbeschaffenheit (z. B. 100 % Bio-Baumwolle, Jersey-Maschenware)
  
• Menge und Verpackungsangaben (z. B. 1 T-Shirt, einzeln verpackt)
  
• Herstellungsland (z. B. Italien)
  
• Warenwert (z. B. 80 € – vom Kunden bezahlter Verkaufspreis)
  

3. Klassifizieren Sie Ihre Waren mit dem korrekten HS-Code

Der HS-Code ist eine internationale Warennummer, die häufig zur Klassifizierung von Produkten verwendet wird. In der Regel besteht er aus 8 oder 10 Ziffern, wobei die ersten sechs Ziffern weltweit gleich sind, während die letzten Ziffern vom jeweiligen Bestimmungsland abhängen. Beispiel eines HS-Codes für ein Unisex-T-Shirt aus Baumwolle: 61091000. Geben Sie auf der Handelsrechnung immer den HS-Code an.

Sie können Ihr Versandunternehmen bitten, Sie bei der Klassifizierung Ihres Produktkatalogs mit den richtigen HS-Codes zu unterstützen. Sie benötigen Informationen darüber, woher Ihre Produkte kommen, wie sie hergestellt wurden und welche Materialien sie enthalten. Geringfügige Unterschiede können zu unterschiedlichen Codes führen. Achten Sie daher unbedingt darauf, die richtigen Codes auszuwählen. So unterscheiden sich beispielsweise Lederschuhe mit Ledersohle (640359) von Lederschuhen mit Gummisohle (640399).

4. Geben Sie das Herstellungsland Ihrer Waren an

Geben Sie das Herstellungsland auf der Handelsrechnung an. Dies ist das Land, in dem die Waren hergestellt wurden oder in dem die letzte Herstellung stattgefunden hat. Dies kann sich von dem Land unterscheiden, aus dem Sie die Waren versenden. Sie können dies tun, indem Sie ein Feld „Herkunftsland“ hinzufügen, den Namen/die Anschrift des Herstellers aufnehmen oder beides.

Mitunter müssen Sie das Herstellungsland angeben, damit die Sendung im Rahmen eines Handelsabkommens von Zöllen befreit werden kann – erfahren Sie mehr im nächsten Schritt.

5. Prüfen Sie, ob Sie von Zollbefreiungen profitieren können

Waren, die in ein neues Land eingeführt werden, unterliegen möglicherweise Zöllen und Steuern. Dies gilt auch für eine zunehmende Anzahl von E-Commerce-Sendungen. Informieren Sie sich im Voraus über Zölle und Steuern, damit keine überraschenden Kosten auftreten, die sich auf Ihre Gewinnspanne auswirken. Außerdem ist es wichtig, mithilfe der Incoterms® zu definieren, wer für die Zahlung verantwortlich ist. 

Aufgrund internationaler Handelsabkommen kann Ihr Produkt im Bestimmungsland für eine Zollbefreiung oder -ermäßigung infrage kommen. Dies hängt ab von der Art der Ware und davon, wo sie hergestellt wurde. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Versandunternehmen, ob Ihre Waren dafür berechtigt sind. Ist dies der Fall, müssen Sie dies in Ihren Versandpapieren durch einen Herkunftsnachweis belegen. Die drei geläufigsten Arten sind:

• Eine Ursprungserklärung – in der Regel ein Standardtext, der auf der Handelsrechnung angegeben wird
  
• Ursprungszeugnis – meist ein separates Dokument, das heutzutage immer seltener benötigt wird

Ursprungserklärung

Die Ursprungserklärung, auch als Rechnungserklärung oder Präferenzursprungserklärung bezeichnet, besteht aus einem Standardtext (ein paar Zeilen) auf der Handelsrechnung. Der korrekte Text hängt vom Produkt und vom Bestimmungsort ab. Den Standardtext können Sie bei Ihrem Versandunternehmen oder den örtlichen Zollbehörden erhalten. Wird der Text auf der Handelsrechnung verändert oder fehlt er ganz, erkennt der Zoll die Rechnung nicht an.

6. Definieren Sie die Incoterms®, die für Ihre Kund*innen gelten

Die Incoterms® legen fest, wer für die Versandkosten sowie eventuelle Zölle und Steuern aufkommt. Als Verkäufer*in sind Sie dafür verantwortlich, dies auf Ihrer Webseite (meist beim Check-out) und auf der Handelsrechnung anzugeben. Eine klare Kommunikation mit den Kund*innen sorgt dafür, dass Kaufabbrüche und negative Kundenerlebnisse vermieden werden. Die im E-Commerce Versand am häufigsten verwendeten Incoterms® sind:

Geliefert verzollt (DDP)

Bei DDP (Verkäufer*in zahlt) tragen Sie alle Kosten selbst. Sie können die Zölle und Steuern dem*der Kund*in beim Check-out im Webshop in Rechnung stellen und dann direkt an den Zoll abführen.

Geliefert an benannten Ort (DAP)

Bei DAP (Käufer*in bezahlt), zuvor Delivered Duty Unpaid (geliefert unverzollt) oder DDU genannt, ist der*die Empfänger*in für die Zahlung der Zollgebühren verantwortlich, wenn die Ware in seinem*ihrem Land eintrifft. Dies kann mitunter zu einer Verzögerung beim Zoll führen, wenn hohe Zölle und Steuern erhoben werden müssen, bevor eine Sendung abgefertigt und ausgeliefert werden kann.

7. Halten Sie die Produktvorschriften ein

Die Produktvorschriften in einem Bestimmungsland können Einfluss darauf haben, ob und wenn ja, welche zusätzlichen Papiere Sie Ihrer Sendung beifügen müssen. Möglicherweise müssen Sie sich bei einer staatlichen Behörde registrieren lassen, eine Lizenz oder Genehmigung beantragen oder die Kennzeichnung Ihres Produktes in die jeweilige Landessprache übersetzen. 

Dies gilt in der Regel für Lebensmittel, Medikamente, Kleidung, Elektroartikel, Spielzeug und für zahlreiche andere Waren. Um z. B. Schuhe in die USA zu versenden, wird von der US-amerikanischen Zollbehörde eine sogenannte Footware Declaration (Erklärung für Schuhwerk) verlangt. Wenden Sie sich an Ihr Versandunternehmen, um herauszufinden, welche Behörden Ihr Produkt in Ihrem Bestimmungsland regulieren und welche Unterlagen erforderlich sind.

8. Bereiten Sie Ihre Dokumente vor

Sobald Sie sich einen Überblick über alle erforderlichen Dokumente verschafft haben, können Sie diese erstellen oder sammeln. Einige Dokumente können Sie selbst erstellen, z. B. die Handelsrechnung. Andere, wie z. B. ein Ursprungszeugnis oder ein CITES-Zertifikat, müssen Sie bei der zuständigen Behörde anfordern und an Ihr Versandunternehmen weitergeben. 

Wie oft Sie die Dokumente vorlegen müssen, wird ebenfalls unterschiedlich gehandhabt. Einige Dokumente müssen nur einmal bei der ersten Lieferung eines Produktes vorgelegt werden, während andere bei jeder Lieferung vorgelegt werden müssen. 

Dokumente, die in Papierform vorgelegt werden müssen

Wenn Sie Ihre Unterlagen in Papierform zur Verfügung stellen, legen Sie Ihrer Sendung drei Kopien bei. Heften Sie die Originale sowie einen Satz Kopien in einer Versandtasche an die Außenseite Ihrer Sendung. Geben Sie den dritten Satz Kopien bitte direkt dem Kurier, wenn er das Paket abholt.

Zolldokumente in elektronischer Form

Die Zollabfertigung mit Zolldokumenten in elektronischer Form hat in den letzten Jahren zugenommen. Dies sind digitale oder gescannte Versionen von Dokumenten, die beim Versand eines Paketes an die Zollbehörden übermittelt werden. Hierzu reichen Sie sämtliche Dokumente in elektronischer Form bereits bei der Buchung einer Sendung bei Ihrem Versandunternehmen ein. 

Der Vorteil elektronischer Dokumente liegt darin, dass sie jederzeit und überall abrufbar sind. Dadurch werden Verzögerungen reduziert und der Zoll kann eine Sendung bereits abfertigen, bevor sie eintrifft. Einige E-Commerce Verkäufer*innen verwenden sie auch, damit ihre Kund*innen keine Unmengen an Papier bei ihrem Kauf erhalten. 

Nicht alle Länder akzeptieren jedoch papierlose Lösungen. Für einige ausgewählte Sendungen können weiterhin Unterlagen in Papierform erforderlich sein. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Versandunternehmen, ob die Unterlagen in digitaler oder in Papierform (oder beides) bereitgestellt werden sollen. Als bewährte Vorgehensweise empfehlen Versandunternehmen die Verwendung elektronischer Dokumente (sofern möglich), wobei der Sendung immer noch Kopien der Unterlagen in Papierform als Back-up beigefügt werden sollte.