Ein Kleinunternehmen zu führen, kann einen ganz schön ins Straucheln bringen. Mitunter fühlt es sich so an, als würden Sie mit Millionen Aufgaben jonglieren und sich ständig aufteilen, während Sie stets Ihr Bestes geben, um für einen reibungslosen Betrieb zu sorgen. Ineffizienzen, die sich schleichend manifestieren, sind immer ein Ärgernis, aber manchmal scheinen sie nicht vermeidbar zu sein.

Darüber hinaus führen sie zu längeren Arbeitszeiten und noch längeren E-Mail-Korrespondenzen. Laut dem führenden Forschungsunternehmen International Data Corporation (IDC) kosten Ineffizienzen Unternehmen jedes Jahr sage und schreibe 20–30 % des Umsatzes.¹ Das schlägt ein deutliches Loch in Ihre Finanzen, das auf langsame, veraltete oder schlicht nicht erfolgsoptimierte Prozesse zurückzuführen ist.

Die gute Nachricht? Viele dieser Ineffizienzen lassen sich aufspüren und beheben. Wir verraten Ihnen drei Möglichkeiten, mit denen Sie sie identifizieren, effektive Lösungen umsetzen und in Ihrem Unternehmen effizientere Arbeitsweisen verankern können.

Der erste Schritt beim Abbau von Ineffizienzen besteht darin, sie anzuerkennen. Wenngleich jedes Unternehmen unterschiedlich arbeitet, gibt es doch ein paar allgemeine Warnzeichen, auf die man achten sollte.

Werden Sie bei einer niedrigen Kundenzufriedenheit hellhörig: Allein im Vereinigten Königreich kostet schlechter Kundenservice Unternehmen jeden Monat 11,4 Mrd. £ an Produktivitätsverlusten.² Untersuchen Sie die häufigsten Beschwerden, um ein Verständnis dafür zu entwickeln, an welcher Stelle Ihr Unternehmen die Anforderungen Ihrer Kund*innen nicht erfüllt – zum Beispiel langsame Zustellzeiten, Bestellfehler oder eine mangelhafte Kommunikation.

Achten Sie auf überbordende Kosten: Wenn Ihre Kosten immer weiter ansteigen, während Ihr Output unverändert bleibt, könnte dies ein Warnzeichen für Ineffizienzen sein. Eine andere mögliche Ursache ist, dass viele Geschäftskosten – von Energie und Rohstoffen bis hin zu Verpackung und Versand – derzeit steigen,³ aber selbst in diesem Fall ist es wichtiger denn je, unwirtschaftliche Ausgaben zu identifizieren und eine effektive Kostenkontrolle zu verankern, zum Beispiel durch eine neue Beschaffungs- und Bestandsstrategie, die sich stärker an der Nachfrage orientiert.⁴

Achten Sie auf die Stimmung unter den Mitarbeitenden: Nehmen Sie Beschwerden über repetitive Aufgaben, uneindeutige Kommunikation und fehlende Schulungsmaßnahmen ernst. Investitionen in eine positive Arbeitsplatzkultur sind mehr als ein netter Bonus. Zufriedene Mitarbeitende sind 13 % produktiver. Ein Team, das sich nicht mit dem Unternehmen identifiziert, kann den Profit wiederum um 15 % schmälern.⁵

In die Ermittlung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse zu investieren – ganz egal, ob über Zeit, Mühen oder Geld – kann sich positiv auf Ihren Umsatz auswirken, da Ineffizienzen abgebaut werden.

Investieren Sie in die richtigen Technologien und nutzen Sie Automation: Technologien entwickeln sich rasant weiter – an veralteter Software oder Ausrüstung festzuhalten, kann sich negativ auf die Produktivität auswirken: Fast ein Drittel der Mitarbeitenden in Europa geben an, nicht über die erforderlichen Technologien zu verfügen, um Ihre Arbeit gut zu machen.⁶ Man lässt sich leicht dazu verleiten, sich durchbeißen zu wollen, wenn man viel in ein mittlerweile veraltetes System investiert hat – selbst dann, wenn es den Anforderungen der heutigen Zeit nicht mehr gerecht wird. Doch Ihre Ausgaben neu zu planen, um eine neue Software, eine neue Ausrüstung oder cloudbasierte Lösungen anzuschaffen, kann Ihre Prozesse optimieren, die Kommunikation verbessern und bessere Datenanalysen ermöglichen.

Es sind zahlreiche Technologien und Automatisierungslösungen auf dem Markt, die speziell für Kleinunternehmen entwickelt wurden. So können Software as a Service (SaaS) und Tools ohne Code den Umstieg von alten Systemen für Unternehmen erleichtern, die kein großes Kapital für Vorabinvestitionen zur Verfügung haben oder denen womöglich die nötige technische Expertise fehlt.⁷

Nutzen Sie das Potenzial von Daten: Die neuesten Technologien und die effektivsten Automationslösungen stützen sich auf Daten: Je mehr Daten verfügbar sind – und noch wichtiger, je genauer Sie sie verstehen –, desto mehr Möglichkeiten haben Sie für Effizienzsteigerungen. Falls noch nicht geschehen, richten Sie Datenanalysetools ein, um die Performance zu verfolgen, Trends zu ermitteln und datengestützte Entscheidungen zu treffen, mit denen Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren können.

Vereinfachen Sie Abläufe und befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden: Durch eine Optimierung Ihrer Arbeitsschritte wird Ihr Unternehmen agiler und kann schneller reagieren. Analysieren Sie Ihre aktuellen Abläufe daher gründlich. Sind einige Schritte vielleicht überflüssig? Können Aufgaben kombiniert oder zusammengelegt werden? Selbst Kleinunternehmen können in ihrer Arbeitsweise zahlreiche komplexe Vorgänge aufdecken. Überlegen Sie, was Sie am Ende erreicht haben möchten, brechen Sie den Prozess herunter und tasten Sie sich immer weiter vor, bis Sie die perfekten Bedingungen für Ihr Unternehmen ermittelt haben.⁸

Regen Sie zu regelmäßigem Feedback an: Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich Ihre Mitarbeitenden sicher genug fühlen, um zu bestehenden Prozessen Feedback zu geben. Halten Sie regelmäßige Meetings und Workshops ab, um zu neuen Verbesserungsvorschlägen zu brainstormen.⁹

Scheuen Sie nicht vor Neuerungen zurück: Die Unternehmenslandschaft befindet sich im ständigen Wandel, was zweifellos mit Herausforderungen einhergeht. Diese Herausforderungen bergen jedoch auch Möglichkeiten, sich von der Konkurrenz abzuheben. Regen Sie Ihr Team dazu an, über Branchentrends und neue Technologien auf dem Laufenden zu bleiben.¹⁰

Feiern Sie Erfolge: Wenn Ihre Mitarbeitenden frische Ideen zur Effizienzsteigerung vortragen, erkennen Sie diese an und belohnen Sie sie. Menschen brauchen die Gewissheit, etwas zu bewirken, und wenn man ihnen diese gibt, spornt sie das häufig weiter an – wodurch sie weitere Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung finden.¹¹