Drei Wege zur Erhaltung der Spitzenleistung

Gute Kommunikation trägt zu einem reibungslosen Versand bei, aber bereiten Sie Ihr Unternehmen auch auf unerwartete Unterbrechungen vor – mit Ersatzlieferanten, einsatzbereiten Versandunternehmen und einer effektiven Überwachung für Ihre Kund*innen.

Die Hochsaison steht vor der Tür und obwohl sie für viele Unternehmen grosse Chancen bietet, kann sie doch auch mit Herausforderungen einhergehen.

Ob es darum geht, den Arbeitsstress zu bewältigen, steigende Verbraucheranforderungen zu erfüllen oder Ihre Mitarbeiter*innen effektiv zu managen, damit sie hoch motiviert bleiben – ein Unternehmen während der Hochsaison zu führen, kann sich deutlich schwieriger gestalten als sonst.

Und doch ist es jetzt die Zeit des Jahres, in der es darauf ankommt, dass die Standards unter den Tisch fallen. Wenn Sie diesen zusätzlichen Anforderungen gerecht werden, können Sie die Hochsaison rückblickend als Erfolg verbuchen.

Wie gewährleisten Sie also Qualität und Kontinuität, während Sie gleichzeitig einen kühlen Kopf bewahren? Mit diesen Ideen stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle Herausforderungen meistert.

Prognosen sind Ihr Freund. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu erreichen – vom Verfolgen der bisherigen Verkäufe (plus Bestellungen, die Sie nicht erfüllen konnten) bis hin zur Überwachung makroökonomischer Ereignisse und Markttrends –, aber mit einer präzisen Einschätzung der Nachfrage können Sie vermeiden, zu wenig (oder zu viel) Bestände auf Lager zu haben, und verhindern, dass Ihnen in entscheidenden Zeiten Waren ausgehen.¹

Es gibt zahlreiche verschiedene Prognoseverfahren und Sie sollten abwägen, welches auf Grundlage der verfügbaren Daten und Ressourcen das richtige für Ihr Unternehmen ist. Am wichtigsten ist jedoch vielleicht, dass Sie auch Prognosen erstellen – Studien zufolge verfügen zwei Drittel der Unternehmen über kein formales Prognosesystem.²

Nachfrageplanung beinhaltet jedoch mehr als nur die Absatzprognose. Je nachdem, was die Zahlen aussagen, sollten Sie überlegen, ob Sie zusätzliche Kapazitäten für Ihr Unternehmen bereitstellen müssen, um diese Herausforderungen zu bewältigen, beispielsweise zusätzlichen Lagerraum. Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre Lagerbestände oder Ihre Produktionsanforderungen gedeckt werden – denn sie werden vermutlich mehr Arbeit als sonst haben.

Zudem empfiehlt es sich, Notfallpläne zu erstellen, damit Sie im Falle eines unerwarteten Vorfalls wie einem Webseitenabsturz, Angebotsproblemen oder Krankheit von Mitarbeiter*innen bereits wissen, was zu tun ist.

Und man sollte bedenken, dass Planung nicht nur längerfristige Strategien beinhaltet. Auch kurzfristige Pläne sind äusserst hilfreich, beispielsweise die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit einteilen, um in hektischen Zeiten so effektiv wie möglich zu arbeiten. Forschungen haben ergeben, dass Sie bis zu zwei Stunden Zeit einsparen können, wenn Sie 10–12 Minuten Zeit für die Planung Ihres Tages aufwenden.³

Wenn Ihr Unternehmen zu anderen Zeiten des Jahres effizient läuft, bedeutet dies unter Umständen, dass Sie in hektischen Zeiträumen wie in der Hochsaison Aushilfskräfte benötigen. Identifizieren Sie die erforderlichen Fähigkeiten, erstellen Sie gegebenenfalls Schulungs- und Einarbeitungspläne und bedenken Sie – in einer Zeit, in der die Verfügbarkeit flexibler Mitarbeiter*innen knapp ist –, dass es länger dauern kann, die richtigen Personen zu finden als zu anderen Zeiten des Jahres.⁴

Bei unseren bestehenden Mitarbeiter*innen könnte eine bessere Schulung in Kernbereichen wie Zollabfertigung und Verpackung – und auch die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter*innen über ihnen unbekannte Unternehmensbereiche, in denen sie während der Hochsaison aushelfen sollten, auf dem Laufenden gehalten werden – zur Steigerung eines reibungslosen Ablaufs beitragen.⁵ Aber auch hier sollten Sie auf das Zeitmanagement achten. Ein schlechtes Zeitmanagement kann zu einer geringeren Produktivität führen (ganz zu schweigen von höherem Stress und höheren Kosten).⁶ In der Hochsaison ist es umso wichtiger, das im Blick zu behalten.

Sie sollten sich auch des erhöhten Drucks, der auf Ihren Mitarbeiter*innen lastet, bewusst sein und überlegen, wie Sie die Arbeit erleichtern und gleichzeitig Ihren Zeitplan einhalten können. Gegebenenfalls könnten flexible Arbeitszeiten oder die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, dazu beitragen, die Belastung zu verringern.⁷

Vergessen Sie bei dieser Überlegung auch nicht sich selbst. Studien zufolge haben fast 70 % der Geschäftsinhaber*innen Bedenken in Bezug auf die Black-Friday-Zeit, wobei die Weihnachtszeit für 64 % von ihnen ein Grund zur Sorge ist.⁸ Dies mag wie ein unvermeidlicher Preis erscheinen, doch es lohnt sich, ihn ernst zu nehmen – 46 % der Inhaber*innen haben das Gefühl, dass Stress und psychische Probleme den Erfolg ihres Geschäfts beeinträchtigen.⁹

Planung und Organisation sind während der Hochsaison – und im Vorfeld – entscheidend. Es ist sinnvoll sicherzustellen, dass Ihr Bestand (einschliesslich Versand und andere Verpackungen) auf Ihre Verkaufsprognosen abgestimmt ist, um Ihre Lagerbestände zu optimieren, um Bestellungen effizient auszuführen und fundiertere Entscheidungen darüber zu treffen, was und wann Sie nachbestellen sollten.¹⁰

Bei grösseren Unternehmen ist es zudem sinnvoll sicherzustellen, dass Ihre Marketingabteilung auf dem gleichen Stand ist wie das Fulfillmentteam. Es nützt nichts, die Verkäufe zu steigern, wenn Sie diese nicht erfüllen können, also ist es wichtig, dass Ihre Marketingpläne gemeinsam mit Ihren Bestands- und Logistikplänen erstellt werden.¹¹

Seien Sie sich über mögliche Nachfragezuschläge von Versandunternehmen während der Hochsaison bewusst und prüfen Sie deren spätestmöglichen Laufzeiten während bestimmter Kalenderereignisse. So vermeiden Sie, wichtige Bestandslieferungen zu verpassen oder ahnungslose Kund*innen zu enttäuschen.¹²

Hierbei kommt es vor allem auf eine effektive Kommunikation an, die gerade in der Hochsaison entscheidend ist. Doch unabhängig davon, wie effizient Sie Ihre Kund*innen wissen lassen, wann sie bestellen müssen, oder wie Ihre internen Teams Strategien miteinander entwickeln oder wie regelmässig Sie sich bei Ihren Lieferanten erkundigen, kann etwas schiefgehen.

Aus diesem Grund sollten Sie auf Ersatzlieferanten zurückgreifen, für den Fall, dass Ihr Hauptlieferant nicht in der Lage ist, Ihre Bestellung auszuführen.¹³ Und was die Kund*innen anbelangt: Es ist sinnvoll, sie über alle Phasen des Prozesses auf dem Laufenden zu halten – ganz besonders, wenn sich ihre Bestellungen verzögern. In diesem Fall sollten Sie so schnell wie möglich mit Ihren Kund*innen kommunizieren. Bedenken Sie dabei, dass die Bereitstellung von Trackinginformationen und Zustellbenachrichtigungen sowohl das Kundenerlebnis verbessern als auch Ihr Kundendienstteam entlasten kann.¹⁴