Zolldokumente in den Griff zu bekommen, kann kompliziert erscheinen. Das gilt umso mehr für alle, die mit bestimmten eingeschränkten oder kontrollierten Waren handeln. Lassen Sie sich davon jedoch auf keinen Fall abhalten. Wenn Sie gut informiert sind, können Sie ohne Probleme oder Verzögerungen wie gewünscht expandieren.

Für den Versand kontrollierter Waren gilt vor allem eines: Es gibt keinen Universalansatz. Die Anforderungen für die Ein- und Ausfuhr können sich je nachdem, welche Waren Sie versenden und zwischen welchen Ländern sie transportiert werden, erheblich unterscheiden. Auch der Kundentyp kann eine Rolle dabei spielen, welche Regeln gelten – die Vorschriften für Unternehmen sind unter Umständen andere als für Privatpersonen.

Informieren Sie sich daher unbedingt zu allen Einzelheiten des Versands, bevor Sie durchstarten. Als Ausgangspunkt sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

Was versende ich?

Wohin versende ich?

An wen versende ich?

Diese Angaben müssen auf jeden Fall in Ihren Versandunterlagen enthalten sein. Je früher Sie den Prozess beginnen, desto besser sind Sie vorbereitet. Informieren Sie sich, wie Sie eine Handelsrechnung erstellen und den richtigen HS-Code für Ihre Waren ermitteln.

Denken Sie immer daran, dass bestimmte Einschränkungen nicht für alle offensichtlich sind. So gibt es etwa Einschränkungen aus kulturellen oder religiösen Gründen, die in manchen Ländern für bestimmte Waren gelten. Beispielsweise unterliegen Artikel mit Buddha-Abbildungen bei der Einfuhr nach Thailand bestimmten zusätzlichen Kontrollen.¹

Als Nächstes müssen Sie herausfinden, welchen Kontrollen oder Einschränkungen Ihre Waren eventuell unterliegen und was Sie tun müssen, um sie versenden zu können. Diese Informationen sind meist auf der Website der Zollbehörde des Bestimmungslandes aufgeführt. Wenn Sie beispielsweise etwas in die USA versenden möchten, finden Sie die Informationen zu eingeschränkten Waren auf dieser Seite der Website der Zoll- und Grenzschutzbehörde der USA. Die Informationen auf Websites von Zollbehörden sind üblicherweise in der jeweiligen Landessprache und auf Englisch verfügbar.

Unter anderem gelten häufig diese Anforderungen:

Für kontrollierte Waren können auf bestimmten Märkten zudem Einfuhrzölle anfallen. Achten Sie darauf, sich zu diesem Punkt umfassend zu informieren, denn Zölle könnten Ihre Preisstrategie für Kund*innen auf dem betreffenden Markt beeinflussen. Denken Sie außerdem daran, dass beim Versand von Alkohol- und Tabakprodukten innerhalb der EU Verbrauchssteuern anfallen können, da die Freihandelsregelungen für bestimmte kontrollierte Waren unter Umständen nicht gelten.

Der Versand kontrollierter Waren setzt als Minimum üblicherweise eine Reihe zusätzlicher Formalitäten und Informationen voraus. Das können zum Beispiel Genehmigungen oder spezielle Lizenzen sein, und die Anforderungen können für den Importeur oder den Exporteur der Waren gelten. So brauchen beispielsweise Versender*in und Empfänger*in bei der Einfuhr von Alkohol für ein Unternehmen in den USA beide eine Genehmigung für den Verkauf von Alkohol.

Neben Formalitäten und Steuern können für kontrollierte Waren noch weitere Zollanforderungen gelten. Beispielsweise kann die Warenmenge begrenzt sein, die eingeführt werden darf, und in manchen Märkten müssen Waren oder ihre Verpackung besondere Vorgaben erfüllen.

Wenn Sie alle Anforderungen für den Versand Ihrer Waren kennen, empfiehlt es sich abzuschätzen, wie sie sich in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse einfügen lassen. Bedenken Sie beispielsweise den zusätzlichen Zeitaufwand zur Bearbeitung von internationalen Bestellungen kontrollierter Waren.

Warensendungen, die zusätzlichen Zollkontrollen unterliegen, brauchen wahrscheinlich länger, um ihren Bestimmungsort zu erreichen. Das hat zur Folge, dass Sie die Erwartungen Ihrer Kund*innen an das Liefertempo steuern müssen. Falls Sie kontrollierte Waren für Ihren Lagerbestand einführen, sollten Sie entsprechende Bestellungen frühzeitig aufgeben.