Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen für Geschäftsinhaber*innen, doch das Zeitmanagement stellt auch eine besondere Herausforderung dar. Die zahlreichen Anfragen, die die Aufmerksamkeit von Geschäftsinhaber*innen erfordern, nehmen einen Großteil ihrer Zeit in Anspruch.

Tatsächlich hat eine aktuelle Studie ergeben, dass mehr als die Hälfte der europäischen Unternehmer*innen und Geschäftsinhaber*innen über 40 % ihrer Zeit für Verwaltungsaufgaben aufbringt. Mehr als eine*r von zehn Befragten gab an, über 80 % der Zeit mit der Verwaltung zu verbringen.¹ Das zeigt: Es kann eine Herausforderung darstellen, genügend Zeit für andere wesentliche Aspekte der Unternehmensführung – und des Unternehmenswachstums – aufzubringen.

Außerdem unterstreicht diese Erkenntnis die Bedeutung von effizienteren Arbeitsweisen – um den Überblick über Aufgaben zu behalten, Stress zu mindern und die Arbeit besser bewältigen zu können. Bei der Produktivität geht es nicht nur darum, mehr zu schaffen – sondern darum, intelligenter zu arbeiten, Ablenkungen zu vermeiden und sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren.

Ihr Tag beginnt nach Plan, aber ehe Sie sich versehen, nehmen E-Mails, Besprechungen und zeitkritische Anfragen überhand. Sie verschieben die wichtigste Aufgabe auf später, aber oftmals ist dann doch keine Zeit mehr dafür. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Zeitblöcke vielleicht etwas für Sie! Wenn Sie Ihren Tag in feste Zeitblöcke zum Arbeiten einteilen, können Sie Ablenkungen vermeiden und bei wichtigen Aufgaben vorankommen.²

Unter anderem eignet sich die Pomodoro-Technik hierfür. Sie kombiniert Arbeitsphasen mit regelmäßigen Pausen.³ Anstatt einen langen Zeitraum über unstrukturiert zu arbeiten, teilen Sie Ihre Zeit mit dieser Technik in überschaubare Arbeitsphasen ein. So bleiben Sie produktiv und fühlen sich am Ende des Tages nicht ausgelaugt.

Ein weiterer Ansatz ist das sogenannte „Task Batching“. Hierbei werden ähnliche Aufgaben in einem einzigen Block zusammengefasst – z. B. das Beantworten von E-Mails und telefonische Kundengespräche. Das minimiert den Kontextwechsel und hilft Ihnen, den ganzen Tag über effizient zu arbeiten.⁴

Aktionsplan

Notieren Sie sich zunächst alle Punkte, die auf Ihrer To-do-Liste stehen. Gehen Sie dann Aufgabe für Aufgabe durch und stellen Sie sich zwei Fragen: Ist diese Aufgabe zeitkritisch? Ist sie wichtig? Basierend auf Ihren Antworten ordnen Sie jede Aufgabe einer der vier Kategorien in Ihrer Eisenhower-Matrix zu:

Zeitkritisch und wichtig – Erledigen Sie diese Aufgaben sofort

Für diese Aufgaben stehen Fristen bevor. Es hätte Konsequenzen, sie zu ignorieren. Erledigen Sie diese Aufgaben zuerst, um Stress kurz vor der Deadline zu vermeiden.

Wichtig, aber nicht zeitkritisch – Planen Sie diese Aufgaben

Diese Aufgaben bringen Ihr Unternehmen voran, müssen jedoch nicht sofort erledigt werden. Planen Sie diese Arbeiten in Ihrem Kalender. So können Sie gewährleisten, dass sie nicht untergehen.

Zeitkritisch, aber nicht wichtig – Delegieren Sie diese Aufgaben

Diese Aufgaben erfordern Aufmerksamkeit, aber nicht Ihr Fachwissen. Lassen Sie diese Aufgaben von anderen übernehmen oder automatisieren Sie sie, wenn möglich.

Weder zeitkritisch noch wichtig – Eliminieren Sie diese Aufgaben

Diese Aufgaben nehmen Zeit in Anspruch, ohne echten Mehrwert zu bieten. Eliminieren Sie sie, um sich auf wichtigere Projekte konzentrieren zu können.

Aktionsplan

Identifizieren Sie wiederkehrende Aufgaben:

Ermitteln Sie, welche Verwaltungsaufgaben Sie am häufigsten erledigen, z. B. das Bearbeiten von Rechnungen, das Erfassen von Ausgaben oder das Verwalten der Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitenden. Diese eignen sich perfekt für die Automatisierung.

Gehen Sie schrittweise vor:

Wählen Sie zunächst ein oder zwei zu automatisierende Aufgaben aus. Richten Sie beispielsweise wiederkehrende Rechnungen ein oder nutzen Sie Vorlagen für Standardformulare. Testen Sie die Auswirkungen, bevor sie weitere Aufgaben automatisieren.

Finden Sie geeignete Tools:

Suchen Sie nach Software, die sich in Ihre vorhandenen Systeme integrieren lässt. Buchhaltungstools können Rechnungen erstellen und Zahlungen abgleichen. Systeme zur Ausgabenerfassung können Belege automatisch protokollieren und Gehaltsabrechnungssysteme wiederum Gehälter berechnen und Steuern abführen.

Überprüfen Sie die Automatisierung und passen Sie sie an:

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre automatisierten Prozesse, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren. Passen Sie Einstellungen an, entdecken Sie neue Funktionen und steigern Sie weiterhin die Effizienz.

Etwas abzulehnen kann schwerfallen – vor allem, wenn Sie ständig mit neuen Chancen und Anfragen konfrontiert sind. Wenn Sie jedoch ständig grünes Licht geben, kann das ein Gefühl der Überforderung zur Folge haben – und dann können Sie sich nicht mehr auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren. Ohne klare Grenzen verlieren Sie leicht den Überblick.

Aus diesem Grund ist es ist von entscheidender Bedeutung, zu wissen, wann Sie etwas erlauben bzw. ablehnen sollten – für Ihr Unternehmen und Sie selbst.