Die Einhaltung der Zollvorschriften ist ein wesentlicher – und unumgänglicher – Faktor für einen erfolgreichen Versandprozess. Und manchmal kann man sich davon überfordert fühlen. Doch es ist wichtig, sich nicht durch Unsicherheiten von seinen Geschäftszielen abbringen zu lassen.

Denn obwohl internationale Handelsvorschriften anfänglich häufig komplex erscheinen, können Sie mit einigen einfachen Schritten sicherstellen, dass Sie über das nötige Wissen für einen erfolgreichen grenzüberschreitenden Warenversand verfügen. Mit diesen drei Schritten fühlen Sie sich sicherer und können Ihr Unternehmen entsprechend vorbereiten.

Um bei der Warenausfuhr ins Ausland mehr Sicherheit zu gewinnen, kann es sich lohnen, vorauszuplanen. Für den Anfang sollten Sie immer daran denken, dass Sie nicht alles wissen müssen. Schon wenig Wissen kann viel bewirken.

Überlegen Sie daher, was Sie wirklich wissen sollten. Das könnte bedeuten, dass Sie noch einmal die benötigten Dokumente – und die korrekte Art, sie auszufüllen – recherchieren und gegebenenfalls spezifische Anforderungen für Ihre Produkte in den Ländern, in die Sie die Waren ausführen, in Erfahrung bringen.

Ihre Produkte können zum Beispiel von verschiedenen Zollbehörden unterschiedlich eingestuft werden. Kennzeichnungsanforderungen, geltende Zölle und Steuern, Produktstandards und Anforderungen für die Dokumente können zwischen den diversen Zollgebieten allesamt variieren.

Achten Sie auch auf den korrekten HS-Code (Harmonised System). Ähnliche Produkte können unterschiedliche Codes haben. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den richtigen Code für Ihre spezifischen Waren auswählen. Denken Sie außerdem daran, dass einige Länder mehr oder weniger Informationen voraussetzen. Die ersten sechs Ziffern sind in den meisten Ländern gleich. Die übrigen Ziffern können sich unterscheiden und häufig verlangen Länder bis zu zehn Ziffern.

Kontaktieren Sie die Zollbehörde in Ihrem Bestimmungsland oder bringen Sie die entsprechenden Informationen über deren offizielle Webseite in Erfahrung. Den korrekten HS-Code finden Sie über die Webseite der zuständigen Behörde in Ihrem Land oder mittels spezieller Onlinetools für die HS-Code-Suche.

Zollvorschriften können sich häufig ändern. Daher sollten Sie in Ihrem Ursprungs- oder Bestimmungsmarkt über alle Aktualisierungen auf dem Laufenden sein.

Neue Vorschriften können alles von Änderungen der Anforderungen für Dokumente bis hin zu neuen Zollabfertigungsvorgängen oder Anpassungen der Zölle und Steuern, die an der Grenze anfallen, nach sich ziehen. Fehler können Verzögerungen und erhöhte Kosten zur Folge haben. Überprüfen Sie daher, ob eventuelle Änderungen der Vorschriften Ihre Sendungen betreffen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll zu überlegen, ob sich Änderungen, die Sie zur Einhaltung der Vorschriften vornehmen, allgemein auf Ihr Unternehmen oder seinen Betrieb auswirken werden – und wie Sie das in einem solchen Fall in Ihren Plänen berücksichtigen können.

Sorgen Sie für eine kontinuierliche Compliance. Ergreifen Sie Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass Sie die Vorschriften in Ihren Bestimmungsländern regelmäßig kontrollieren – zum Beispiel indem Sie die offiziellen Webseiten der Behörden und des Wirtschaftsverband überprüfen oder mit erfahrenen Brokern oder sonstigen Expert*innen zusammenarbeiten. Auch Softwarelösungen könnten Sie dabei unterstützen, Ihre Compliance zu sichern.

Bei Zollcompliance geht es nicht nur um Ausfuhren. Häufig sind auch Einfuhren ein wichtiger Faktor, weshalb Sie alle Verantwortlichkeiten auf Ihrer Seite kennen und Vorkehrungen treffen sollten (oder sicherstellen sollten, dass Ihr Importeur vorbereitet ist).

So sind von Ihnen unter Umständen bestimmte Unterlagen bereitzustellen, oder Sie könnten bei Einfuhren für die Zölle und Steuern zuständig sein. Diese Punkte könnten von den Verträgen mit Ihren Lieferanten abhängen. Daher empfiehlt es sich, die Details immer im Blick zu behalten, damit Sie wissen, was Ihre Zuständigkeiten umfassen.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Verpflichtungen kennen – und dass Sie wissen, wie sie sich mit einem Wechsel des Lieferanten oder der einzuführenden Waren ändern können. Auf diese Weise gewährleisten Sie den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens und können zuverlässig in Ihr Land versenden.

Als Importeur empfiehlt es sich, die Zollbehörden Ihres Landes zu kontaktieren, um in Erfahrung zu bringen, welche Dokumente für Ihre Einfuhren erforderlich sein könnten. Sprechen Sie sich regelmäßig mit Ihren Lieferanten ab und stellen Sie sicher, dass Sie die Incoterms für Ihre Sendungen genau kennen. Aus ihnen geht hervor, welche Partei für die Zahlung der Zölle und Steuern zuständig ist. Wenn Sie dies im Vorfeld beachten, können Sie Ihr Budget leichter planen und unvorhergesehene Ausgaben vermeiden.