Din handelsfaktura indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for toldklarering — derfor er det vigtigt, at fakturaen er udfyldt korrekt. Husk, at varebeskrivelsen skal være nøjagtig og på engelsk, værdierne skal være realistiske, mængden skal være oplyst, og specifikationerne for hver vare skal være inkluderet. Hvis du oplyser en kode til det harmoniserede system, vil det hjælpe med at sikre, at beskrivelsen af varerne forstås i alle lande.

Ideelt set har vi på forhånd alle de oplysninger, vi får brug for. Hvis vi imidlertid får brug for yderligere oplysninger, kan vi nemmere undgå toldforsinkelser, jo hurtigere vi får disse oplysninger. Det er værd at tale med dine kunder om dette også — nogle gange er vi nødt til at kontakte dem for oplysninger, og det kan være nødvendigt at få disse oplysninger hurtigt for en vellykket levering.

Selv hvis dine varer er prøver, prototyper, gaver eller slet ikke til salg, vil toldmyndighederne stadig skulle kende til deres værdi. Hvis denne information mangler, kan det skabe forsinkelser. Værdien, du angiver, bør enten være:

• transaktionsværdien (betalt af den endelige køber)
• den kommercielle værdi af varerne, hvis transaktionsværdien ikke er kendt
• det beløb, det koster at producere varerne, hvis den kommercielle værdi ikke er kendt.

Sørg på forhånd for, at dine varer er i overenstemmelse med regler og bestemmelser. Undersøg blandt andet, hvorvidt dine produkter opfylder de nødvendige standarder i destinationslandet, og at import af varerne, du sender, ikke er forbudt.

De skal måske betale importafgift, når pakken ankommer, eller vise yderligere dokumentation eller give yderligere oplysninger. Det er vigtigt, at du sørger for, de ved dette på forhånd — samt hvilke afgifter, de kan være pålagt. Incoterms bruges til at sammenfatte, hvad der er blevet aftalt mellem sender og modtager, og disse bør inkluderes på din handelsfaktura.

Dette kan hjælpe med at reducere risikoen for toldforsinkelser, men dét er ikke alt. Nogle varer kan være berettiget til særlige toldprocedurer eller endda lavere toldgebyrer. Dette omfatter forsendelser, der sendes som gaver, returneringer, prøver, varer til tests eller varer, som sendes til reparation. Hvis årsagen til forsendelsen ikke er inkluderet, kan modtageren komme til at betale et større toldgebyr end nødvendigt.

Visse forsendelser kræver særlig dokumentation for at muliggøre eksport fra oprindelseslandet eller import til destinationslandet (fx et oprindelsescertifikat, en CITES-licens til varer, som kan komme fra truede arter, eller et Kimberley-certifikat for ubearbejdede diamanter). I visse tilfælde kan varerne, der sendes, være underlagt begrænsninger eller være forbudte. Derfor er det vigtigt, at du undersøger dette forud for afsendelse.

Det er vigtigt, at oplysningerne angivet på handelsfakturaen, Air Waybill og anden forsendelsesdokumentation stemmer overens. Afvigelser – selv om de synes små – kan føre til toldforsinkelser. Sørg eksempelvis for, at varerne og den samlede værdi matcher på handelsfakturaen og Air Waybill.

Hvis du sender dine varer i utilstrækkelig indpakning, kan det føre til forsinkelser. Hvis indpakningen eksempelvis går i stykker, kan dele af forsendelsen gå tabt eller blive beskadiget, hvilket skaber toldproblemer. Hvis papirerne desuden ikke er korrekt vedhæftet forsendelsen, kan vigtige dokumenter forsvinde, hvilket igen kan skabe forsinkelser. Sørg altid for, at du bruger den rette indpakning til varerne, der sendes.

Når du overfører tolddokumentationen på elektronisk vis, gør det toldklareringen nemmere. Vores enkle, effektive og pålidelige løsning hjælper dig med at undgå toldforsinkelser, sikrer rettidig levering af dine internationale pakker og reducerer det papirarbejde, der går med at udskrive.

Hvis du har brug for yderligere hjælp til at gennemføre nogen af disse trin, eller hvis du har brug for yderligere detaljer om, hvordan du forbereder din forsendelse til en vellykket toldbehandling, bedes du besøge vores Shipping Channel.