Za účelem ověření, zda zboží může vstoupit do země a zda může mít případný nárok na osvobození od platby cla nebo snížení celní sazby, může být nutné předložit osvědčení, kde bylo toto zboží vyrobeno. Většinou stačí, aby tuto informaci odesílatel uvedl na obchodní faktuře. Některé země však vyžadují zvláštní osvědčení, které potvrzuje původ zboží. Toto osvědčení musí být vydané nebo podepsané příslušným státním orgánem, oddělením, obchodní komorou nebo ambasádou země vývozu.

Většina produktů nevyžaduje žádnou licenci. Chcete-li vyvážet zboží, které je nějakým způsobem omezené nebo prodávat v zahraničí určité služby, možná ji budete muset získat nebo se řídit určitými pravidly. Produkty, které často mohou vyžadovat licenci:

• zvířata, rostliny, zemědělské a potravinové výrobky
• zboží původem z ohrožených druhů
• chemikálie a odpad
• léčiva
• zboží podléhající kontrole (obecně vojenské položky, zbraně a položky, které mohou mít dvojí využití, vojenské i civilní)
• zboží s kulturní nebo historickou hodnotou
• diamanty
• zboží podléhající sankcím nebo opatřením na ochranu obchodu

Informace o tom, zda potřebujete vývozní licenci, najdete na seznamu kontrolovaného zboží k vývozu na webových stránkách příslušných úřadů vaší země. V takovém případě je také nutné uvést na obchodní faktuře číslo licence a předběžně upozornit celní tým společnosti FedEx (např. prostřednictvím emailu).

Plná moc je písemné potvrzení, že určitá fyzická či právnická osoba může reprezentovat jinou fyzickou či právnickou osobu. O plnou moc vás požádáme, abychom za vás mohli jednat při procesu celního odbavení zásilky. Většinou potřebujeme plnou moc, zasíláte-li přes FedEx svou první zásilku. Ve většině zemí světa je toto zákonem dané a celní úřady nás mohou požádat, abychom předložili vaši plnou moc.

Mnoho zemí vyžaduje certifikáty, které potvrzují nezávadnost zboží, to znamená, že zboží musí splňovat určité zdravotní, bezpečnostní a environmentální standardy. Například, pro vývoz zboží do Evropské unie budete potřebovat certifikát CE. Označení CE neznamená, že byl produkt vyroben v EU, ale že splňuje její normy.

Každá země má jinou terminologii a normy, proto je potřeba si před přepravou zboží zjistit příslušné požadavky pro danou zemi. Spojené království například používá osvědčení UKCA (UK Conformity Assessed), zatímco Čína vyžaduje osvědčení CCC (China Compulsory Certification).

Ve Spojeném království a mnoha dalších zemích funguje úřad Port Health, který má na starosti ochranu lidí, zvířat a životního prostředí. Tento úřad provádí různé hraniční zdravotní kontroly. Pokud jde o potravinové zboží, bude možná nutné poskytnout úřadům další dokumenty. Tyto dokumenty slouží k celní kontrole zboží Port Health úřadem (může mít odlišný název v různých zemích). Každé zboží s vysokým zdravotním rizikem bude pravděpodobně potřebovat certifikát. Příklady certifikátů, které mohou být vyžadovány:

• certifikát o ekologickém původu
• fyto certifikát
• hygienické osvědčení

Určité produkty mohou úřady zastavit kvůli kontrole bezpečnosti (například elektronika). Aby celní odbavení proběhlo v pořádku, měli byste poskytnout podklady o bezpečnosti zboží (zboží je oficiálně testováno). Doložit to můžete například jedním z těchto osvědčení:

• prohlášení o shodě
• potvrzení elektrických/chemických testů
• potvrzení o bezpečné přepravě zboží

Bezpečnostní list je dokument vyžadovaný u nebezpečných zásilek. Tyto dokumenty identifikují a klasifikují potenciální nebezpečí/rizika pro lidi nebo životní prostředí. Poskytují také informace o správné manipulaci a skladování zboží a pokyny, jak jednat v případě mimořádné události (například jak poskytnout první pomoc nebo jak uhasit vzniklý požár).

Pokud dovážíte zboží obsahující duševní vlastnictví, například značky, obrazy nebo postavy, je nutné dodat důkaz, že měl výrobce k jejich použití povolení. Certificates of Authorisation mají často podobu dopisů od vlastníků práv k příslušnému duševnímu vlastnictví. Pokud neposkytnete důkaz, může dojít k zabavení zboží celními úřady a může vám být udělena pokuta.

V některých zemích je nutné dodat spolu s obchodní fakturou ještě seznam jednotlivých položek v zásilce. Seznam položek v zásilce je dokument (dodávaný odesílatelem) obsahující podrobnosti o zboží v zásilce a o tom, jak je zabaleno. Zahrnuje čísla krabic, počty položek v těchto krabicích a hmotnost a rozměry jednotlivých krabic. Díky tomu může kdokoli, kdo je zapojen do procesu přepravy, v jakékoli fázi zkontrolovat, co převáží. Seznam položek v zásilce využívají celní úřady v některých zemích, aby měly důkaz, že zabalené zboží odpovídá obchodní faktuře.

Nákladní list využívají někteří zákazníci jako záruku platby za zboží. Když je použita tato platební metoda, slouží nákladní list jako oficiální přepravní dokument umožňující získat platbu, převést vlastnictví nebo uvolnit bankovní prostředky odesílateli, jakmile je zboží přijato příjemcem.