За да потвърдите, че стоките могат да влязат в дадена страна и евентуално че отговарят на изискванията за облекчение или намаляване на митническите ставки, може да се наложи доказателство къде са произведени. Обикновено е достатъчно изпращачът да посочи това в търговската фактура. Някои страни обаче изискват специален сертификат, който потвърждава произхода на стоките и е издаден или подписан от съответното държавно ведомство, търговска камара или посолство на страната износител.

Повечето продукти не се нуждаят от лиценз. Може да се наложи обаче да получите такъв или да следвате специални правила, за да изнасяте стоки с наложени ограничения или да продавате определени услуги в чужбина. Продуктите, за които е най-вероятно да се нуждаят от лиценз, са:

• животни, растения, селскостопански и хранителни продукти
• стоки, произхождащи от застрашени видове
• химикали и отпадъци
• лекарства
• контролирани стоки (обикновено военни артикули, огнестрелни оръжия и артикули, които могат да имат двойно предназначение – за военна и гражданска употреба)
• стоки с културна или историческа стойност
• диаманти
• стоки, подлежащи на санкции или мерки за защита на търговията

За да разберете дали имате нужда от лиценз за износ, трябва да проверите списъците за контрол на износа на правителствената страница на Вашата страна. Също така ще трябва да включите номера на лиценза във Вашата търговска фактура и предварително да предупредите екипа за освобождаване на FedEx, като се свържете с отдела за обслужване на клиенти на FedEx.

Пълномощното е писмено упълномощаване да се представлява или действа от името на друго лице. Може да Ви помолим да ни предоставите пълномощно, за да можем да Ви представляваме пред митницата – обикновено е необходимо само когато започвате да работите за първи път с FedEx. Това е законово изискване в повечето страни и митническите органи могат да поискат от нас да покажем доказателство, че сме получили пълномощно.

Много страни изискват сертификат за оценка на продукта, за да се гарантира, че стоките отговарят на определени стандарти за здраве, безопасност и опазване на околната среда. Например може да Ви е необходим CE сертификат за внос на стоки в Европейския съюз. СЕ маркировката не означава, че продуктът е произведен в ЕС, а че отговаря на стандартите на ЕС.

Други страни имат различна терминология и стандарти, така че това трябва да се провери преди изпращането до дадена страна. Например Обединеното кралство има сертификат UK Conformity Assessed (UKCA), докато Китай има China Compulsory Certification (CCC).

В Обединеното кралство и много други страни Port Health е името на органа, натоварен със защитата на общественото здраве, околната среда и здравето на животните. Този орган извършва различни здравни проверки по границите. Може да се наложи да предоставите допълнителни документи, ако Вашите стоки са хранителни или се използват в храна и напитки. Те служат да се гарантира, че Вашите стоки могат да бъдат освободени от Port Health или еквивалентен орган в страната, до която изпращате. Всички стоки, които могат да представляват заплаха за здравето, вероятно ще се нуждаят от сертификат. Примери за сертификати, които може да са ви необходими, са:

• сертификат за биологично производство
• фитосанитарен сертификат
• санитарен сертификат

Някои продукти (като някои електрически стоки) могат да бъдат спрени от властите, за да се провери тяхната безопасност. За да улесните пътуването им през митниците, трябва да можете да докажете, че стоките са официално тествани, и да предоставите необходимия сертификат, включително:

• сертификат за съответствие
• доклади от електрически/химически изпитания
• доклад за безопасен превоз на стоки

Информационните листове за безопасност на материала трябва да придружават опасни пратки, тъй като те идентифицират и класифицират потенциалната опасност/риск за хората или околната среда. Те също така предоставят информация за боравене и съхранение, заедно с инструкции за това как да се реагира в случай на извънредна ситуация, като например каква първа помощ да се окаже или как да се потуши пожар.

Ако внасяте стоки, които съдържат интелектуална собственост, като марки, изображения или символи, може да се нуждаете от доказателство, че Вашият производител е направил тези стоки със съответното разрешение. Сертификатите за разрешение често са под формата на писма от собствениците на правата върху интелектуалната собственост. Неуспешното представяне на доказателство може да доведе до конфискация на стоката от митницата и глобяването Ви.

В някои страни е необходимо да се предостави както опаковъчен списък, така и търговска фактура. Опаковъчният списък е документ, предоставен от изпращача, с подробности за стоките, съдържащи се в пратката, и начина им на опаковане. Той включва номерата на кашоните, броя на артикулите в кашоните и теглото и размерите на кашоните. Това позволява на всеки участник в процеса на различни етапи да проверява какво изпраща. Опаковъчният списък се използва от митниците за освобождаване и влизане в някои страни, за да се предостави доказателство, че опакованите стоки съответстват на търговската фактура.

Някои клиенти избират товарителницата като гаранция за плащането на стоките. Когато се използва този начин на плащане, товарителницата е официалният документ за доставка за получаване на плащането, прехвърляне на собствеността и освобождаване на средства от банката на изпращача, след като стоките са получени от получателя.